Client
Principle Power
Principle Power Inc. (PPI) est un fournisseur de technologies et de services innovants pour le marché de l’énergie éolienne offshore en eaux profondes.
La technologie éprouvée de PPI, le WindFloat – une fondation flottante pour éoliennes – permet un changement de paradigme pour l’industrie en termes de réduction des coûts et des risques pour l’installation et l’exploitation des éoliennes offshore.
Principle Power vend le WindFloat en tant que solution technologique et agit en tant que prestataire de services pour les développeurs, les services publics et les producteurs d’électricité indépendants, en étant présent dès la conception du système global, tout au long de la fabrication, de l’installation et de la mise en service, et en fournissant un soutien aux clients pendant le cycle de vie opérationnel de la plate-forme.
Le Projet
Suite à l’obtention de plusieurs contrats d’envergure, Principle Power Inc. est confronté à une multiplication importante des flux documentaires. Le nombre de livrables est estimé à plusieurs centaines de milliers pour lesquels une à deux révisions documentaires sont nécessaires. A ceci s’ajoute les échanges connexes, – i.e. la gestion et le suivi de l’ensemble des surveillances reçues de la part du client – des échanges avec les fournisseurs, les correspondances / courriers associées au projet, les fiches de non-conformités, etc…
Les enjeux
L’accroissement soudain de la charge documentaire et d’échange d’informations amène automatiquement une augmentation substantielle des tâches administratives pour faire face au volume d’informations et de documents à traiter quotidiennement. Ce pic de charge ne peut être absorbé sans une mise à niveau des processus de gestion afin de les optimiser pour permettre de maintenir la qualité de la documentation fournie en allouant le temps nécessaire à la vérification éditoriale (Documentation Control). L’édition de rapports d’avancement mensuels contractuels fiables dans ce contexte devient également difficile.
La réponse sharemundo
Mettre en place les processus adaptés
sharemundo accompagne Principle Power Inc. dans l’harmonisation, la mise à jour (ou redéfinition) et optimisation de ses processus de gestion documentaire tout en gardant la cohérence avec les procédures qualité internes applicables et aux exigences particulières du client.
De ces processus de gestion documentaire découlent les workflows pour les activités suivantes et définies en concertation avec les parties prenantes du projet :
- Réception et Enregistrement,
- Surveillance,
- Diffusion,
- Archivage
Les étapes suivantes incluent la mise en place de liste dédiées sous SharePoint afin de gérer l’ensemble des métadonnées nécessaires et avoir une source de données unique pour l’ensemble des acteurs du projet.
L’automatisation des workflows établis permet la réduction substantielle du temps passé sur des tâches administratives, ce temps pouvant être valorisé sur des tâches de Document Control assurant la fourniture d’une documentation de qualité et uniformisée.
La centralisation de l’ensemble des données permet par la suite d’y connecter les indicateurs projet (KPI) adéquats pour générer automatiquement les éléments nécessaires aux rapports d’avancement mensuel et de pilotage du projet.
