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Intégration d'une solution de gestion de la documentation
Sharemundo CONSULTING & SOLUTIONS
Afin de se préparer à de nouveaux contrats de fourniture et d’ingénierie dans le cadre de construction de centrales nucléaires en Angleterre, sharemundo a été consulté afin d’auditer le système qualité de l’entreprise cliente, spécifiquement sur la gestion documentaire, proposer et mettre en place les améliorations nécessaires et mettre à jour la documentation associée. En parallèle, sharemundo agit en tant que facilitateur dans l’intégration d’un outil de gestion documentaire projet dans lequel les processus associés sont digitalisés.
Intégrer les bon outils pour vos projets industriels
sharemundo, intégrateur de vos solutions
Le client
Ineo Nucléaire (ENGIE Solutions) rassemble des experts en génie électrique dédiés aux marchés du nucléaire. Ses compétences comprennent les études, les montages et les essais pour la distribution électrique, l’instrumentation, la radioprotection, les automatismes, le contrôle-commande, la supervision, les systèmes d’information et réseaux et la protection périmétrique.
INEO Nucléaire est également impliqué dans l’ingénierie de maintenance, des solutions de maintenance multi techniques et en maintien en conditions opérationnelles.
Le projet
INEO Nucléaire intervient en tant que fournisseur sur la nouvelle centrale EPR de Hinckley Point au Royaume-Uni pour réaliser les études d’ingénierie générale et détaillée notamment pour le réseau d’éclairage et de commutation électrique de la nouvelle centrale.
Dans le cadre de ce projet, INEO Nucléaire doit gérer un grand nombre de documents d’entrée et plusieurs milliers de livrables. Ces derniers seront soumis au client final par le biais d’une plateforme nécessitant la saisie de métadonnées pour chaque document livré.
Le challenge
Les processus et les outils en place sont adaptés pour la première d’étude préalable du projet mais pas dimensionnés pour le périmètre complet nécessitant des échanges massifs de documents. Les outils utilisés comprennent plusieurs fichiers Excel indépendants gérés par différentes personnes pour chaque partie des processus.
La production et le suivi des indicateurs (KPI) liés aux performances et à l’état d’avancement des études d’ingénierie sont longs à produire, avec des risques d’erreurs dus à la non-automatisation de ces activités et au stockage des informations à différents endroits ou dans différents fichiers non connectés.
Les exigences strictes du client final entraînent une charge administrative importante pour la gestion des documents et des métadonnées associées. Les erreurs ou les coquilles dans le contenu des documents/métadonnées entraînent des problèmes de qualité amenant des itérations ou des révisions documentaires multiples malgré l’implication des ressources.
La réponse sharemundo
Agir comme intégrateur
sharemundo a fourni des services de conseil afin de définir ou d’affiner dans un premier temps les processus en place pour la gestion des données d’entrée et des documents contractuels et pour la gestion des livrables. Les processus ont été discutés avec les ressources d’INEO Nucléaire impliquées dans le cadre de workshops menés par sharemundo.
Ces workshops ont débouché sur des processus documentés clarifiant les rôles / responsabilités et la répartition des tâches pour chaque partie impliquée, ainsi que les moyens utilisés et le séquencement approprié des activités. Ces processus ont ensuite été rassemblés dans un plan de gestion des documents dédié, utilisé comme base pour la formation des ressources participant au projet.
sharemundo a ensuite pris en charge le déploiement d’un nouveau logiciel de gestion documentaire sélectionné par INEO Nucléaire pour le projet. sharemundo a joué la rôle d’interface pour INEO Nucléaire avec l’éditeur du logiciel afin de définir les exigences et s’assurer de la bonne prise en compte des adaptations nécessaires et adéquates pour répondre au mieux au besoin et faire correspondre le nouvel outil aux processus établis.
sharemundo s’est chargé de la migration de toutes les données et documents antérieurs dans le nouveau logiciel, parallèlement aux activités d’ingénierie en cours. Les ressources d’INEO Nucléaire ont ainsi pu se concentrer sur leurs tâches de production, ce qui a permis d’éviter tout impact négatif sur l’exécution du projet.
Enfin, sharemundo a édité les supports de formation et a animé les premières sessions de formation avec INEO Nucléaire pour que le nouveau logiciel de gestion documentaire soit opérationnel à temps pour le début de la phase principale du projet.
Ces workshops ont débouché sur des processus documentés clarifiant les rôles / responsabilités et la répartition des tâches pour chaque partie impliquée, ainsi que les moyens utilisés et le séquencement approprié des activités. Ces processus ont ensuite été rassemblés dans un plan de gestion des documents dédié, utilisé comme base pour la formation des ressources participant au projet.
sharemundo a ensuite pris en charge le déploiement d’un nouveau logiciel de gestion documentaire sélectionné par INEO Nucléaire pour le projet. sharemundo a joué la rôle d’interface pour INEO Nucléaire avec l’éditeur du logiciel afin de définir les exigences et s’assurer de la bonne prise en compte des adaptations nécessaires et adéquates pour répondre au mieux au besoin et faire correspondre le nouvel outil aux processus établis.
sharemundo s’est chargé de la migration de toutes les données et documents antérieurs dans le nouveau logiciel, parallèlement aux activités d’ingénierie en cours. Les ressources d’INEO Nucléaire ont ainsi pu se concentrer sur leurs tâches de production, ce qui a permis d’éviter tout impact négatif sur l’exécution du projet.
Enfin, sharemundo a édité les supports de formation et a animé les premières sessions de formation avec INEO Nucléaire pour que le nouveau logiciel de gestion documentaire soit opérationnel à temps pour le début de la phase principale du projet.
Conclusion
UNE INTEGRATION REUSSIE
L’expérience passée de sharemundo dans l’industrie nucléaire a permis de comprendre et d’analyser rapidement les besoins d’INEO Nucléaire pour être rapidement opérationnel et force de proposition pour l’amélioration des processus.
Les connaissances techniques en matière de développement et de construction de logiciels ont permis à sharemundo d’être l’interface adéquate avec l’éditeur de logiciels pour s’assurer que la solution finale livrée et recettée était conforme aux besoins spécifiques d’INEO Nucléaire.
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