Integration einer Lösung zur Verwaltung der Dokumentation

Sharemundo CONSULTING & SOLUTIONS

Zur Vorbereitung auf neue Liefer- und Ingenieurverträge im Rahmen des Baus von Kernkraftwerken in England wurde sharemundo konsultiert, um das Qualitätssystem des Kundenunternehmens speziell im Hinblick auf das Dokumentenmanagement zu prüfen, die notwendigen Verbesserungen vorzuschlagen und umzusetzen und die zugehörige Dokumentation zu aktualisieren. Parallel dazu fungiert sharemundo als Vermittlerbei der Integration eines Projekt-Dokumentenmanagement-Tools, in dem die zugehörigen Prozesse digitalisiert werden.

Die richtigen Werkzeuge für Ihre Industrieprojekte integrieren

sharemundo, Integrator Ihrer Lösungen

Der Klient

Ineo Nucléaire (ENGIE Solutions) vereint Experten der Elektrotechnik, die sich den Märkten der Kernenergie widmen. Ihre Kompetenzen umfassen Studien, Montagen und Tests für die Stromverteilung, die Instrumentierung, den Strahlenschutz, die Automatisierung, die Steuerung, die Überwachung, die Informationssysteme und Netzwerke sowie den Perimeterschutz.

INEO Nucléaire ist auch an der Wartungstechnik, an multitechnischen Wartungslösungen und an der Aufrechterhaltung des Betriebszustands beteiligt.

Das Projekt

INEO Nucléaire ist als Lieferant für das neue EPR-Kraftwerk Hinckley Point in Großbritannien tätig, um die allgemeinen und detaillierten Ingenieurstudien insbesondere für das Beleuchtungs- und Stromschaltungsnetz des neuen Kraftwerks durchzuführen.

Im Rahmen dieses Projekts muss INEO Nucléaire eine große Anzahl von Eingabedokumenten und mehrere Tausend Lieferscheine verwalten. Letztere werden dem Endkunden über eine Plattform vorgelegt, die die Eingabe von Metadaten für jedes gelieferte Dokument erfordert.

Die Herausforderung

Die vorhandenen Prozesse und Tools sind für die erste Vorstudie des Projekts geeignet, aber nicht für den gesamten Umfang, der einen massiven Austausch von Dokumenten erfordert. Die verwendeten Tools umfassen mehrere unabhängige Excel-Dateien, die von verschiedenen Personen für jeden Teil der Prozesse verwaltet werden.

Die Erstellung und Überwachung von Indikatoren (KPIs), die sich auf die Leistung und den Fortschritt der technischen Studien beziehen, ist zeitaufwendig und fehleranfällig, da diese Aktivitäten nicht automatisiert sind und die Informationen an verschiedenen Orten oder in verschiedenen, nicht miteinander verbundenen Dateien gespeichert werden.

Die strengen Anforderungen des Endkunden führen zu einem hohen Verwaltungsaufwand für die Verwaltung der Dokumente und der zugehörigen Metadaten. Fehler oder Vertipper im Inhalt der Dokumente/Metadaten führen zu Qualitätsproblemen, die trotz der Einbindung von Ressourcen zu mehrfachen Iterationen oder Überarbeitungen der Dokumente führen.

Die sharemundo-Antwort

Als Integrator handeln

sharemundo erbrachte Beratungsleistungen, um in einem ersten Schritt die bestehenden Prozesse für das Management von Eingangsdaten und Vertragsdokumenten sowie für das Liefermanagement zu definieren oder zu verfeinern. Die Prozesse wurden mit den beteiligten Ressourcen von INEO Nucléaire in von sharemundo geleiteten Workshops diskutiert.

Diese Workshops führten zu dokumentierten Prozessen, in denen die Rollen/Verantwortlichkeiten und die Aufgabenverteilung für jede beteiligte Partei sowie die verwendeten Mittel und die angemessene Abfolge der Aktivitäten geklärt wurden. Diese Prozesse wurden dann in einem speziellen Dokumentenmanagementplan zusammengefasst, der als Grundlage für die Schulung der am Projekt beteiligten Ressourcen diente.

sharemundo übernahm dann die Einführung einer neuen Dokumentenmanagement-Software, die von INEO Nucléaire für das Projekt ausgewählt wurde. sharemundo fungierte für INEO Nucléaire als Schnittstelle zum Software-Hersteller, um die Anforderungen zu definieren und sicherzustellen, dass die notwendigen und angemessenen Anpassungen berücksichtigt wurden, um den Bedarf bestmöglich zu erfüllen und das neue Tool an die etablierten Prozesse anzupassen.

sharemundo übernahm die Migration aller bisherigen Daten und Dokumente in die neue Software, parallel zu den laufenden Engineering-Aktivitäten. So konnten sich die Ressourcen von INEO Nucléaire auf ihre Produktionsaufgaben konzentrieren, wodurch negative Auswirkungen auf die Projektdurchführung vermieden wurden.

Schließlich erstellte sharemundo die Schulungsunterlagen und führte die ersten Schulungen mit INEO Nucléaire durch, damit die neue Dokumentenmanagement-Software rechtzeitig zum Beginn der Hauptphase des Projekts einsatzbereit war.

Schlussfolgerung

EINE ERFOLGREICHE INTEGRATION

Die bisherige Erfahrung von sharemundo in der Nuklearindustrie ermöglichte es, die Bedürfnisse vonINEO Nucléaire schnell zu verstehen und zu analysieren, um schnell einsatzbereit zu sein und Vorschläge für die Verbesserung der Prozesse zu machen.

Das technische Wissen über Softwareentwicklung und -konstruktion ermöglichte es sharemundo, die geeignete Schnittstelle zum Softwarehersteller zu sein, um sicherzustellen, dass die gelieferte und abgenommene Endlösung den spezifischen Anforderungen vonINEO Nucléaire entsprach.

Beratung

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