Dokumentenmanagement im Kontext nach Fukushima - DUS-Projekt

sharemundo und die dokumentarische Strukturierung komplexer Projekte

Die effiziente Verwaltung und strenge Überwachung eines umfangreichen Dokumentationsbestands in Industrieprojekten ist von entscheidender Bedeutung. Dies gilt insbesondere für die Nuklearindustrie.

Ein gut organisiertes und zugängliches Repository gewährleistet nicht nur die Rückverfolgbarkeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern optimiert auch die internen Prozesse und erleichtert die Entscheidungsfindung.

Dokumentenmanagement in komplexen Projekten

Definition und Besonderheiten

Eine gut strukturierte, umfassende und verfügbare Dokumentation trägt zur Risikominderung, zur Verbesserung der Qualität von Produkten und Dienstleistungen sowie zur Steigerung der Produktivität bei. Darüber hinaus fördert sie die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Interessengruppen und sorgt für einen besseren Wissensaustausch innerhalb der Organisation. Daher sind die Einführung von Prozessen und der richtigen Werkzeuge für das Projektmanagement, hier dokumentarisch, große Herausforderungen für den Erfolg von Industrieprojekten.

Der Klient

Westinghouse ist ein wichtiger Anbieter von Nukleartechnologie und -produkten, der sich als Referenz auf dem Energiemarkt etabliert hat.

Das Unternehmen wurde 1886 in den USA gegründet und genießt heute ein so hohes internationales Ansehen, dass fast 50 % der weltweit in Betrieb befindlichen Kernkraftwerke auf Westinghouse-Technologie basieren.

Obwohl das Unternehmen eher für seine Rolle in der internationalen Produktion von nuklearem Material und Dienstleistungen bekannt ist, umfasst seine Tätigkeit auch den Bau neuer Kraftwerke (AP1000) und das Management komplexer nuklearer Projekte.

Das Projekt

Nach dem Unfall in Fukushima wurden den Betreibern neue Sicherheitsvorschriften auferlegt, insbesondere in Frankreich, wo der Bau von Ultimate-Rescue-Dieseln vorgeschrieben wurde, um den Weiterbetrieb der Kraftwerksblöcke im Falle eines Stromausfalls zu gewährleisten.
Westinghouse wurde mit einem Teil des Umfangs des Baus dieser Aggregate für die 1300MWe-Blöcke beauftragt. Dieses Projekt, das für Westinghouse in Frankreich eine Premiere darstellte, ging natürlich mit einer erheblichen Zunahme der Dokumentenproduktion einher: ca. 5000 technische Dokumente, ca. 15 Lieferanten und eine von sharemundo ausgeführte Nachverfolgung der Dokumentation.

Die Herausforderung

Westinghouse sah sich schnell mit einem Anstieg der Dokumentenproduktion innerhalb des Unternehmens sowie von verschiedenen externen Projektbeteiligten (Lieferanten und Subunternehmern) konfrontiert, für die die gesamte technische Überwachung sichergestellt werden musste.

Die konsequente Anzahl der zu liefernden Dokumente, die Vielzahl der Quellen für die Dokumentenproduktion, die fehlende Vereinheitlichung der Prozesse zwischen verschiedenen Projektbeteiligten und ein sehr enger Zeitplan waren allesamt Risikofaktoren, die unbedingt berücksichtigt werden mussten, um das Projekt erfolgreich durchzuführen und zu bestehen!

die sharemundo-Antwort

Eine umfassende Lösung für
Verwaltung von Dokumenten aus mehreren Quellen

Gleich zu Beginn des Projekts war es für sharemundo von entscheidender Bedeutung, die Analyse mit dem Verständnis des Bestehenden zu beginnen, um die folgenden Verbesserungen umsetzen zu können:

Aktualisierung des globalen Dokumentenverwaltungsprozesses,
Standardisierung des besagten Prozesses auf Programmebene (intern / Lieferanten / Subunternehmer),
Implementierung von Leistungsindikatoren,
Erstellung des "Documentation Management Plan",
Schulungen für interne Teams, aber auch für Lieferanten und Subunternehmer,
Alle Indikatoren einrichten, die für die Überwachung des Projekts erforderlich sind,
Begleiten Sie die Teams und machen Sie sie durch die Bereitstellung von Schulungsunterlagen / Dokumenten selbstständig,
Technische Unterstützung im Zusammenhang mit dem Dokumentenmanagement während des gesamten Projekts.

Die Einführung geeigneter Prozesse und Tools war für den reibungslosen Dokumentenaustausch zwischen den verschiedenen Interessengruppen von entscheidender Bedeutung. Die größte Herausforderung bei einem Projekt dieser Größenordnung bestand darin, einen klaren und effizienten Kommunikationsplan für einen reibungslosen Datenaustausch zu erstellen. Die Einrichtung und Parametrisierung der SharePoint-Website für das Projekt vereinfachte die Zusammenarbeit, erleichterte den Austausch von Dokumenten und zentralisierte die Informationen.

Die Vereinheitlichung der Prozesse und die Einführung von Indikatoren und regelmäßigen Berichten an den Kunden oder andere Projektbeteiligte ermöglichten es, das Informationsniveau anzugleichen und Transparenz zu gewährleisten.

Schlussfolgerung

Auf dem Weg zum Erfolg

sharemundo strukturierte das Dokumentenmanagement und richtete alle Indikatoren ein, um das Projekt zu verfolgen, Meilensteine zu validieren und Rechnungen auszulösen.

Durch die Verteilung und den Erhalt von Dokumenten, die Aktualisierung der Monitoring-Tools und die tägliche Überwachung konnten einige Fehlentwicklungen verhindert und vor allem Transparenz während des gesamten Projekts gewährleistet werden.

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