Die Praktiken umgestalten des Dokumentenmanagements innerhalb von Industrieprojekten

sharemundo solutions

Die Migration eines Informationssystems ist ein entscheidender Schritt für jedes Unternehmen, das seine IT-Infrastruktur modernisieren oder die Effizienz seiner Betriebsabläufe verbessern möchte.

Dieser Prozess bringt zahlreiche Herausforderungen mit sich, darunter die Kontinuität der Geschäftstätigkeit, die Datensicherheit und die Anpassung der Benutzer an die neuen Werkzeuge.

Der Umgang mit Nichtkonformitäten in komplexen Projekten

Integration eines Tools
zur Verwaltung der Dokumentation

Zu den größten Herausforderungen gehören das Risikomanagement in Bezug auf Datenverlust oder -beschädigung, potenzielle Betriebsunterbrechungen und die Kosten, die mit der Schulung und Integration der neuen Technologien verbunden sind. Eine sorgfältige Planung, klare Kommunikation und ein schrittweises Vorgehen sind entscheidend, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und die negativen Auswirkungen auf das Unternehmen zu minimieren.

Der Klient

Principle Power Inc (PPI) ist ein Anbieter von innovativen Technologien und Dienstleistungen für den Markt der Offshore-Tiefsee-Windenergie.

PPIs bewährte Technologie WindFloat - ein schwimmendes Fundament für Windkraftanlagen - ermöglicht einen Paradigmenwechsel für die Branche, indem es die Kosten und Risiken bei der Installation und dem Betrieb von Offshore-Windkraftanlagen senkt.

Principle Power verkauft WindFloat als technologische Lösung und fungiert als Dienstleister für Entwickler, Versorgungsunternehmen und unabhängige Stromerzeuger, indem es von der Konzeption des Gesamtsystems über die gesamte Herstellung, Installation und Inbetriebnahme bis hin zur Unterstützung der Kunden während des gesamten Betriebslebenszyklus der Plattform präsent ist.

Das Projekt

Die Migration von Unternehmensdaten in ein neues Informationssystem ist nie einfach, aber wenn es sich um ein internationales Unternehmen handelt, in dem die meisten Mitarbeiter über die ganze Welt verstreut sind, 90% der Mitarbeiter ständig im Home Office arbeiten und die meisten Kunden international tätig sind, kann sich das Ganze schnell zum Schlechten wenden. PPI wandte sich an sharemundo, um nicht nur bei der Migration zu helfen, sondern auch bei der Neuausrichtung, Weiterentwicklung und Unterstützung der Teams und Benutzer während dieser Übergangsphase.

Die Herausforderung

Es war notwendig, Projektteams, die die Angewohnheit hatten, nicht zurückverfolgbare Informationen außerhalb des Tools zu versenden, neu zu fokussieren. Dieser inoffizielle Austausch konnte zu weitreichenden Konsequenzen führen, wie z. B. :
- Der Verlust von technischen Daten, die ohne Rückverfolgbarkeit in SharePoint oder per E-Mail ausgetauscht wurden ;
- Die Vervielfachung des informellen Austauschs ;
- Eine schlechte Verwaltung der Dokumentenindizes ;
- Inkonsistente Versionen, insbesondere bei Dokumenten, die im Co-Autoring in SharePoint bearbeitet und später nicht über das DMS freigegeben wurden.
Darüber hinaus war es entscheidend, den Teams, die der Nutzung eines neuen Tools zögerlich gegenüberstanden und entschlossen waren, seine Nutzlosigkeit zu beweisen, klarzumachen, dass die Zentralisierung von Daten und die Standardisierung von Prozessen zunächst vielleicht etwas Zeit und Engagement erfordern, langfristig aber das Potenzial haben, wertvolle Zeit zu sparen, indem sie bestimmte Aufgaben mit geringer Wertschöpfung vermeiden.

die sharemundo-Antwort

Alles vorwegnehmen, um die Benutzerschulung zu optimieren

sharemundo wurde von PPI beauftragt, beim reibungslosen Übergang von der Datenverwaltung über SharePoint zum M-Files DMS zu helfen und dabeidie Kohärenz zwischen den verschiedenen Projekten und Methoden des Dokumentenmanagements zu gewährleisten.

Unsere persönliche Begleitung bestand aus :

Wege finden, um die Rückverfolgbarkeit und Arbeitsabläufe in verschiedenen Projektphasen zu optimieren
Informationen zentralisieren und einen globalen Prozess auf die verschiedenen PRE-FEEDs und FEEDs anwenden und sich dabei an die Projekt- und Kundenanforderungen anpassen.
Mit projektspezifischen Ereignissen wie "changes" oder "variation orders" umgehen können
Die Verbindung zwischen den Teams, die sich der Entwicklung des EDM widmen, den Projektteams und den Subunternehmern sicherstellen.

Der Ansatz von sharemundo bestand darin, den Benutzern zuzuhören und als Schnittstelle zwischen den Projektteams und den internen Akteuren des Dokumentenmanagements zu fungieren. So gelang es uns, ein umfassendes Management der internen und externen Dokumentenströme einzuführen und gleichzeitig die Einhaltung der Best Practices und die Nutzung des DMS-Tools zu gewährleisten.

Konkret wurden gezielte Maßnahmen ergriffen, wie z. B. :

Die ständige Aktualisierung der dokumentarischen Nachverfolgung (MDR und Übertragungsprotokolle), um sicherzustellen, dass sie im Falle von Kontrollen, Kundenanfragen oder internen Audits zugänglich ist.
Konstante Unterstützung und Begleitung der Nutzer, die eine effiziente Anpassung an die neue Pflichtsoftware ermöglicht und ihnen die Möglichkeit gibt, ihre Aktionen im Tool selbstständig durchzuführen.
Die Überprüfung der Konsistenz zwischen den erhaltenen Dokumenten und den entsprechenden Lieferlisten.
Die Einrichtung, Verwaltung der Entwicklung und Anwendung von Workflows, die mit dem Review-Prozess der Lieferungen verbunden sind
Die Überwachung des Fortschritts der Review-Workflows und die Eskalation von Informationen, wenn nötig
Die Aktualisierung der wöchentlichen Fortschrittsberichte und deren Weitergabe an die verschiedenen Interessengruppen.
Die Verwaltung eines Dokumentationsplans, der mit dem allgemeinen Projektplan verknüpft ist, und der tägliche Kontakt mit den Projektmanagementteams, um diesen Plan auf dem neuesten Stand zu halten.
Die Kontrolle der vertraglich vereinbarten Meilensteine (Basisdokumentation) im Vergleich zu den geplanten Terminen (unter Berücksichtigung der technischen Realitäten der Projekte) und eine Warnpflicht haben, wenn nötig
Verwalten Sie den Übergang von SharePoint zu M-Files so, dass er reibungslos und ohne Datenverlust verläuft.
Etablieren Sie eine Kontrolle über den Dokumentenaustausch außerhalb des Tools und über die etablierten Prozesse, indem Sie diese formalisieren und den offiziellen Arbeitsabläufen unterwerfen.

Schlussfolgerung

Auf dem Weg zu einem kontrollierten Übergang

Durch die ständige und automatisierte Aktualisierung der Sendungsverfolgung, die klare Kommunikation mit dem Team und die ständige Begleitung hat sharemundo die Schlüsselelemente gefunden, die den Übergang zu einem Erfolg werden ließen.

Beratung

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