Einführung von Dokumentenmanagementprozessen bei einem Offshore-Windparkprojekt

sharemundo CONSULTING

Das Management eines Bauprojekts erfordert die Erstellung und den Austausch zahlreicher dokumentierter Informationen (Pläne, Verfahren, Berechnungsaufzeichnungen ...) während des gesamten Projekts und vor allem mit den verschiedenen Projektbeteiligten.

Die Einführung der richtigen Qualitätsprozesse ist keine Option, sondern eine echte Notwendigkeit, um die Projektziele zu erreichen: die geforderte Leistung rechtzeitig und innerhalb des Budgets zu liefern!

Auf einen Blick!

Auftraggeber: Principle Power Inc. (PPI)
Branche: Offshore-Windenergie
Problem: Verwaltung und Austausch umfangreicher Dokumentationsmengen zwischen verschiedenen Projektbeteiligten bei einem Offshore-Bauprojekt
Lösung: Einführung eines zentralisierten und kollaborativen Dokumentenmanagementprozesses
Ergebnis: Durchführung von Workshops zu den Themen Projektmanagement und Projektinformationsmanagement mit den wichtigsten Anwendern, vollständige Neugestaltung der damit verbundenen Qualitätsprozesse und Erstellung der Dokumentation (Documentation Management Plan)
Dauer: 6 Monate

An das Projektmanagement angepasste Prozesse

um den Anstieg
der Dokumentationsmengen zu bewältigen

Der Klient

Principle Power Inc (PPI) ist ein Anbieter von innovativen Technologien und Dienstleistungen für den Markt der Offshore-Tiefsee-Windenergie.

PPIs bewährte Technologie WindFloat - ein schwimmendes Fundament für Windkraftanlagen - ermöglicht einen Paradigmenwechsel für die Branche, indem sie die Kosten und Risiken bei der Installation und dem Betrieb von Offshore-Windkraftanlagen senkt.

Principle Power verkauft den WindFloat als technologische Lösung und agiert als Dienstleister für Entwickler, Versorgungsunternehmen und unabhängige Stromerzeuger, indem es von der Konzeption des Gesamtsystems über die gesamte Herstellung, Installation und Inbetriebnahme bis hin zur Unterstützung der Kunden während des operativen Lebenszyklus der Plattform präsent ist.

Das Projekt

Nachdem Principle Power Inc. mehrere Großaufträge erhalten hat, sieht sich das Unternehmen mit einer erheblichen Vervielfachung des Dokumentenflusses konfrontiert.

Die Anzahl der Lieferungen wird auf mehrere Hunderttausend geschätzt, für die ein bis zwei Dokumentenprüfungen erforderlich sind. Hinzu kommt der damit verbundene Austausch - d. h. die Verwaltung und Nachverfolgung aller vom Kunden erhaltenen Überwachungen -, der Austausch mit Lieferanten, der mit dem Projekt verbundene Schriftverkehr, die Nichtkonformitätsblätter usw...

Die Herausforderung

Der plötzliche Anstieg der Belastung durch Dokumente und Informationsaustausch führt automatisch zu einer erheblichen Zunahme der Verwaltungsaufgaben, um die Menge an Informationen und Dokumenten zu bewältigen, die täglich bearbeitet werden müssen.

Diese Spitzenbelastung kann nicht aufgefangen werden, ohne die Verwaltungsprozesse zu aktualisieren, um sie zu optimieren, damit die Qualität der bereitgestellten Dokumentation aufrechterhalten werden kann, indem die notwendige Zeit für die redaktionelle Überprüfung (Documentation Control) zugewiesen wird.

Auch die Erstellung zuverlässiger vertraglich vereinbarter monatlicher Fortschrittsberichte wird in diesem Zusammenhang schwierig.

Die sharemundo-Antwort

Angepasste Prozesse einführen

sharemundo unterstützt Principle Power Inc. bei der Harmonisierung, Aktualisierung (oder Neudefinition) und Optimierung ihrer Dokumentenmanagementprozesse unter Wahrung der Kohärenz mit den geltenden internen Qualitätsverfahren und den spezifischen Anforderungen des Kunden.

Aus diesen Dokumentenmanagementprozessen leiten sich die Workflows für die folgenden Aktivitäten ab und werden in Absprache mit den Projektbeteiligten definiert:

Empfang und Aufnahme,
Überwachung,
Ausstrahlung,
Archivierung

Die nächsten Schritte beinhalten die Einrichtung dedizierter Listen in SharePoint, um alle notwendigen Metadaten zu verwalten und eine einzige Datenquelle für alle Projektbeteiligten zu haben.

Die Automatisierung etablierter Workflows ermöglicht es, den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben erheblich zu reduzieren, sodass diese Zeit für Document Control-Aufgaben genutzt werden kann, die die Bereitstellung qualitativ hochwertiger und einheitlicher Dokumente sicherstellen.

Die Zentralisierung aller Daten ermöglicht es später, die richtigen Projektindikatoren (KPIs) mit ihnen zu verbinden, um automatisch die Elemente zu generieren, die für die monatlichen Fortschrittsberichte und die Projektsteuerung benötigt werden.

Schlussfolgerung

KLARERE PROZESSE

Indem sie alle Prozesse der Dokumentationsverwaltung aktualisieren und die dazugehörigen Notizen verfassen, sind die einzuhaltenden Schritte klar und alle für das Projekt relevanten Informationen sind schnell und einfach verfügbar.

Eine erfolgreiche Harmonisierung, die Komfort bei aktuellen Projekten und eine wesentliche Zeitersparnis bei zukünftigen Projekten mit sich bringt!

Beratung

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