Transformer Les pratiques de gestion documentaire au sein des projets industriels

sharemundo solutions

La migration d’un système d’information constitue une étape cruciale pour toute entreprise cherchant à moderniser ses infrastructures informatiques ou à améliorer l’efficacité de ses opérations.

Ce processus présente de nombreux enjeux, notamment la continuité des activités, la sécurité des données et l’adaptation des utilisateurs aux nouveaux outils.

La gestion des non-conformités dans les projets complexes

Intégration d’un Outil
de gestion de la documentation

Les défis principaux incluent la gestion des risques liés à la perte ou à la corruption des données, les interruptions potentielles des activités, et les coûts associés à la formation et à l’intégration des nouvelles technologies. Une planification rigoureuse, une communication claire, et une approche progressive sont essentielles pour assurer une transition en douceur et minimiser les impacts négatifs sur l’entreprise.

Le client

Principle Power Inc. (PPI) est un fournisseur de technologies et de services innovants pour le marché de l’énergie éolienne offshore en eaux profondes.

La technologie éprouvée de PPI, le WindFloat – une fondation flottante pour éoliennes – permet un changement de paradigme pour l’industrie en termes de réduction des coûts et des risques pour l’installation et l’exploitation des éoliennes offshore.

Principle Power vend le WindFloat en tant que solution technologique et agit en tant que prestataire de services pour les développeurs, les services publics et les producteurs d’électricité indépendants, en étant présent dès la conception du système global, tout au long de la fabrication, de l’installation et de la mise en service, et en fournissant un soutien aux clients pendant le cycle de vie opérationnel de la plate-forme.

Le projet

La migration des données d'une entreprise vers un nouveau système d'information n'est jamais chose facile mais quand il s'agit d'une entreprise internationale dont la majorités des salariés sont éparpillés à travers le monde, où 90% desdits effectifs sont en télétravail permanent et dont le portefeuille de clients, majoritairement internationaux, apporte son lot de normes et d'exigences propres à chaque pays, cela peut vite prendre un tournant pour le pire! PPI a sollicité sharemundo afin d'aider, non seulement au bon déroulement de la migration, mais également afin de recadrer, faire évoluer, et accompagner les équipes et utilisateurs pendant cette période de transition.

Le challenge

Il a été nécessaire de recadrer les équipes projets qui avaient pour habitude d’envoyer des informations non tracées en dehors de l’outil. Ces échanges non officiels pouvaient entraîner des conséquences importantes telles que :
- La perte de données techniques échangées sans traçabilité dans SharePoint ou par email ;
- La multiplication des échanges informels ;
- Une mauvaise gestion des indices des documents ;
- Une incohérence dans les versions, notamment pour les documents travaillés en co-authoring sur SharePoint et non partagés via la GED par la suite.
De plus, il a été crucial de faire comprendre aux équipes, réticentes à l’utilisation d’un nouvel outil et déterminées à prouver son inutilité, que la centralisation des données et la normalisation des processus pouvaient, dans un premier temps, nécessiter un certain temps et une certaine implication, mais qu’elles avaient le potentiel, à long terme, de leur faire gagner un temps précieux en évitant certaines tâches à faible valeur ajoutée.

la réponse sharemundo

Tout anticiper pour Optimiser la Formation des Utilisateurs

sharemundo a été mandaté par PPI afin de contribuer à la transition en douceur d’une gestion des données via SharePoint, vers la GED M-Files tout en assurant la cohérence entre les différents projets et méthodes de gestion documentaires.

Notre accompagnement personnalisé a consister à :

Trouver des moyens d’optimiser la traçabilité et les flux de travail à différents stades des projets
Centraliser l’information et appliquer un processus global aux différents PRE-FEED et FEED, tout en s’adaptant aux exigences des projets et des clients.
S’accommoder des événements spécifiques des projets, tels que les « changes » ou « variation orders »
Assurer la liaison entre les équipes dédiées au développement de la GED, les équipes projets et les sous-traitants.

L’approche de sharemundo a été de rester à l’écoute des utilisateurs et de faire l’interface entre les équipes projets et les acteurs internes de la gestion documentaire. Aussi avons nous réussi la mise en place d’une gestion globale des flux documentaires, internes et externes, tout en veillant au respect des bonnes pratiques et à l’utilisation de l’outil de GED.

Concrètement, des actions ciblées ont été prises, telles que :

La mise à jour constante des suivis documentaires ( MDR et les transmissions logs), en assurant ainsi l’accessibilité en cas de contrôle, de demande de renseignements de la part des clients ou d’audit interne.
Le support et l’accompagnement constants aux utilisateurs, permettant une adaptation efficace au nouveau logiciel obligatoire et leur donnant la possibilité d’effectuer leurs actions dans l’outil de manière autonome
La vérification de la consistance entre les documents reçus et les listes de livrables correspondantes
La mise en place, la gestion de l’évolution et l’application de workflows liés au processus de revue des livrables
Le suivi de la progression des workflows de revue et la remontée des informations, si nécessaire
La mise à jour des rapports d’avancement hebdomadaires et leur partage avec les différentes parties prenantes
La gestion d’un planning documentaire lié au planning général du projet et le contact quotidien avec les équipes de gestion de projet afin de le tenir à jour.
Le contrôle des jalons contractuels (documentation de base) par rapport aux dates prévues (en tenant compte des réalités techniques des projets) et avoir un devoir d’alerte si nécessaire
Gérer la transition de SharePoint à M-Files afin qu’elle se déroule sans heurts et sans perte de données.
Etablir un contrôle des échanges documentaires en dehors de l’outil, et des processus établis en les formalisant et en les soumettant aux flux de travail officiels.

Conclusion

Vers une transition maîtrisée

En opérant une mise à jour constante et automatisée des suivis de transmissions et une communication claire avec les équipe, doublée d’un accompagnement constant, sharemundo a su trouver les éléments clés pour faire de cette transition un succès.