La gestion documentaire dans un contexte post-fukushima – Westinghouse
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La gestion documentaire dans un contexte post-fukushima – projet DUS
sharemundo et la structuration documentaire de projets complexes
La gestion efficace et le suivi rigoureux qu’impose la réalisation d’un corpus documentaire conséquent, dans le cadre de projets industriels, revêt une importance cruciale. Cela est d’autant plus vrai dans l’industrie nucléaire.
Un référentiel bien organisé et accessible permet non seulement de garantir la traçabilité et la conformité réglementaire, mais aussi d’optimiser les processus internes et de faciliter la prise de décision.
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La gestion documentaire dans les projets complexes
définition et spécificités
Une documentation bien structurée, exhaustive et disponible contribue à la réduction des risques, à l’amélioration de la qualité des produits et services, ainsi qu’à l’augmentation de la productivité. Elle favorise, en outre, la collaboration entre les différentes parties prenantes et assure un meilleur partage des connaissances au sein de l’organisation. Ainsi, la mise en place des processus et des bons outils de gestion de projet, ici documentaire, sont des enjeux majeurs pour la réussite des projets industriels.
Le client
Westinghouse est un fournisseur clé de technologies et de produits nucléaires s’étant imposé comme référence dans le marché de l’énergie.
Fondée en 1886 aux Etats-Unis, elle bénéficie aujourd’hui d’une renommée internationale telle, que près de 50% des centrales nucléaires mondiales, en service, sont basées sur la technologie Westinghouse.
Bien que l’entreprise soit plus largement connue pour son rôle dans la production de matériel et de services nucléaires à l’international, son activité comprend également la construction de nouvelles centrales (AP1000) et la gestion de projets nucléaires complexes.
Le projet
Suite à l’accident de Fukushima, de nouvelles règles de sécurité ont été imposées aux exploitants, notamment en France où la construction de diesels d’ultime secours a été exigée pour assurer la continuité du fonctionnement des tranches en cas de perte d’alimentation électrique.
Westinghouse s’est vu confier une partie du périmètre de construction de ces groupes pour les tranches 1300MWe. Ce projet, qui constitue une première pour Westinghouse en France, s’est bien entendu accompagnée d’une augmentation importante de la production documentaire : environ 5 000 documents techniques, une quinzaine de fournisseurs et un suivi de la documentation exécuté par sharemundo.
Le challenge
Westinghouse a dû rapidement faire face à une augmentation de la production documentaire en interne ainsi que celle des différents acteurs externes du projet (fournisseurs et sous-traitants) pour laquelle il a fallu assurer toute la surveillance technique.
Le nombre conséquent de documents à fournir, la multiplication des sources de production documentaire, le manque d’uniformisation des processus entre différents acteurs des projets et un planning très serré, sont autant de facteurs de risques qu’il était essentiel de considérer pour mener le projet à bien et réussir !
la réponse sharemundo
Une solution complète de
gestion de documents multi-sources
Dès le démarrage du projet, il a été essentiel pour sharemundo de commencer son analyse par la compréhension de l’existant afin de pouvoir mettre en place les améliorations suivantes :
- Mise à jour du processus de gestion documentaire global,
- Normalisation dudit processus à l’échelle du programme (internes / fournisseurs / sous-traitants),
- Implémentation d’indicateurs de performance,
- Rédaction du “Documentation Management Plan”,
- Formation des équipes internes mais également des fournisseurs et sous-traitants,
- Mettre en place l’ensemble des indicateurs nécessaires au suivi du projet,
- Accompagner les équipes et les rendre autonomes par la mise en place de supports de formation / documents,
- L’assistance technique relative à la gestion documentaire, tout au long du projet.
La mise en place des processus et des outils adaptés a été essentielle au bon déroulement des échanges documentaires entre les différentes parties prenantes. L’enjeu majeur d’un projet de cette envergure a été d’établir un plan de communication claire et efficace pour des échanges de données fluides. La mise en place et le paramétrage du site SharePoint dédié au projet a permis de simplifier le travail collaboratif, faciliter l’échange des documents et centraliser l’information.
L’uniformisation des processus et la mise en place d’indicateurs et de reporting réguliers à destination du client ou des autres acteurs du projet ont permis d’aligner le niveau d’information et assurer la transparence.
Conclusion
En route vers le succès
sharemundo a structuré la gestion documentaire et mis en place l’ensemble des indicateurs permettant de suivre le projet, valider les jalons et déclencher les facturations.
La diffusion et la réception des documents, la mise à jour des outils de suivi et le suivi quotidien ont permis d’éviter certaines dérives et surtout, d’assurer la transparence tout au long du projet.
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