Kunde
Principal Power Inc.
Principle Power Inc. (PPI) ist ein Anbieter von innovativen Technologien und Dienstleistungen für den Markt der Offshore-Tiefsee-Windenergie.
Die bewährte Technologie von PPI, WindFloat – ein schwimmendes Fundament für Windturbinen – ermöglicht einen Paradigmenwechsel für die Industrie hinsichtlich der Reduzierung von Kosten und Risiken bei der Installation und dem Betrieb von Offshore-Windturbinen.
Principle Power verkauft WindFloat als technologische Lösung und agiert als Dienstleister für Entwickler, Versorgungsunternehmen und unabhängige Stromerzeuger, indem es von der Konzeption des Gesamtsystems über die Herstellung, Installation und Inbetriebnahme bis hin zur Unterstützung der Kunden während des operativen Lebenszyklus der Plattform präsent ist.
Das Projekt
Nach der Vergabe mehrerer Großaufträge hat Principle Power Inc. ist das Unternehmen mit einer erheblichen Zunahme der Dokumentenströme konfrontiert. Die Anzahl der zu erstellenden Dokumente wird auf mehrere hunderttausend geschätzt, für die 1 bis 2 Prüfungsschritte erforderlich sind. Hinzu kommt der damit verbundene Austausch - d.h. die Verwaltung und Verfolgung aller vom Kunden erhaltenen Überwachungen, der Austausch mit Lieferanten, die mit dem Projekt verbundenen Korrespondenzen / Briefe, die Nichtkonformitätskarten usw.
Die Herausforderungen
Die plötzliche Zunahme der Dokumentenlast und des Informationsaustausches führt automatisch zu einer erheblichen Zunahme der Verwaltungsaufgaben, um die Menge an Informationen und Dokumenten zu bewältigen, die täglich verarbeitet werden müssen. Diese Spitzenbelastung kann nicht aufgefangen werden, ohne die Verwaltungsprozesse zu optimieren, um die Qualität der gelieferten Dokumentation aufrechtzuerhalten, indem die notwendige Zeit für die redaktionelle Überprüfung (Documentation Control) zugewiesen wird. Die Erstellung von vertraglich vereinbarten, zuverlässigen monatlichen Fortschrittsberichten wird in diesem Zusammenhang ebenfalls schwierig.
Die Antwort von sharemundo
Einführung geeigneter Verfahren
sharemundo unterstützt Principle Power Inc. bei der Harmonisierung, Aktualisierung (oder Neudefinition) und Optimierung seiner Dokumentenmanagementprozesse, wobei die Kohärenz mit den geltenden internen Qualitätsverfahren und den spezifischen Anforderungen des Kunden gewahrt bleibt.
Aus diesen Dokumentenverwaltungsprozessen leiten sich die Workflows für die folgenden Aktivitäten ab, die in Absprache mit den Projektbeteiligten festgelegt wurden:
- Empfang und Aufnahme,
- Überwachung,
- Ausstrahlung,
- Archivierung
Die nächsten Schritte beinhalten die Einrichtung dedizierter Listen in SharePoint, um alle notwendigen Metadaten zu verwalten und eine einzige Datenquelle für alle Projektbeteiligten zu haben.
Die Automatisierung etablierter Arbeitsabläufe ermöglicht eine erhebliche Reduzierung der Zeit, die für administrative Aufgaben aufgewendet werden muss, so dass diese Zeit für die Dokumentenkontrolle genutzt werden kann, um eine qualitativ hochwertige und einheitliche Dokumentation zu liefern.
Die Zentralisierung aller Daten ermöglicht es, die richtigen Projektindikatoren (KPIs) zu verbinden, um automatisch die notwendigen Elemente für die monatlichen Fortschrittsberichte und die Projektsteuerung zu generieren.
