Die Agile-Methode: Neue Perspektiven und Auswirkungen für die Zukunft


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Die Agile-Methode: Neue Perspektiven und Auswirkungen für die Zukunft

sharemundo und agile Methode

Stellen Sie sich ein Team vor, das sich sofort auf Unvorhergesehenes einstellen, die Bedürfnisse eines sich ständig verändernden Marktes antizipieren und innovative Lösungen in Rekordzeit liefern kann. Das verspricht die Agile-Methode, eine Revolution im Projektmanagement, die die Spielregeln neu definiert. Für sharemundo ist diese Methode es wert, dass wir sie näher betrachten, um zu verstehen, wie sie funktioniert.



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Innovatives Projektmanagement

Aber zuerst:
Was ist die Agile-Methode?

Die Agile-Methode ist ein Ansatz für das Projektmanagement, der Flexibilität und Leistung miteinander verbindet. Die auf Kommunikation und Menschen basierende Methode ermöglicht es Teams und Kunden, in jeder Phase des Projekts eng zusammenzuarbeiten. Der Kunde, der im Mittelpunkt des Prozesses steht, kann so die Entwicklung beeinflussen und die Ziele an die sich abzeichnenden Bedürfnisse anpassen.

Es war die hohe Rate an gescheiterten Projekten in den 1990er Jahren, die 17 Experten für Softwareentwicklung 2001 dazu veranlasste, das berühmte Agile Manifest zu erstellen. Dieser Gründungstext legte den Grundstein für die agilen Methoden, die auf vier Grundwerten beruhen:

  • Menschen und Interaktionen statt Werkzeuge und Prozesse,
  • Umsetzbare Lösungen statt einer umfassenden Dokumentation,
  • Zusammenarbeit mit dem Kunden statt langer Verträge,
  • Anpassung an Veränderungen statt starrer Befolgung eines Plans.

Die Merkmale der Agile-Methode

Flexibilität ist eine der größten Stärken der Agile-Methode.
Diese iterative Methode ermöglicht :

1. Unvorhergesehenes einbeziehen: Innovationen, Budgetänderungen, neue Anforderungen,

2. Sich schnell an Marktveränderungen anpassen,

3. Fördern Sie ein kontinuierliches Feedback, um das Projekt an den Erwartungen des Kunden auszurichten.

Durch die Schaffung eines kollaborativen Umfelds stärkt die Agile-Methode auch die Widerstandsfähigkeit der Teams und verbessert ihren Teamgeist.

Die Vorteile der AGILE-Methode

Höhere Flexibilität: schnelle Anpassung an Entwicklungen oder Unvorhergesehenes.

Verbesserte Zusammenarbeit: Regelmäßiger Austausch zwischen Klienten und Teams fördert eine bessere Kommunikation.

Einbindung der Mitarbeiter: Ein agiles Projektmanagement motiviert die Teams durch kurze Zyklen und klare Zielvorgaben.

Fokus auf den Kunden: Der Kunde spielt während des gesamten Prozesses eine aktive Rolle und garantiert ein Produkt, das auf seine Erwartungen abgestimmt ist.

Die verschiedenen AGILES-Methoden

Die Agile-Methode umfasst mehrere Frameworks, die jeweils auf spezifische Bedürfnisse zugeschnitten sind:

1. Scrum: Basierend auf kurzen Zyklen oder Sprints ist diese Methode ideal, um komplexe Projekte in schnell umsetzbare Aufgaben zu zerlegen.

2. Kanban: Kanban eignet sich hervorragend, um Aufgaben in einer Tabelle zu visualisieren, die in Spalten ("Zu erledigen", "In Arbeit", "Abgeschlossen") unterteilt ist, und wird wegen seiner Einfachheit und Effizienz geschätzt.

3. Extreme Programming (XP): Diese speziell auf die Softwareentwicklung zugeschnittene Methode fördert schnelle Iterationen und die Qualität des Codes durch die Arbeit in Zweiergruppen.
Ursprünglich für Entwickler entwickelt, hat sich Agile auf verschiedene Bereiche ausgeweitet. Sie ist besonders nützlich für Projektmanager, die sich in der Rolle des Scrum Master ausbilden lassen können, um Teams effektiv zu orchestrieren, Product Owner, die Prioritäten verwalten und die endgültige Qualität des Produkts sicherstellen.



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Schlussfolgerung

Eine neue
Arbeitsphilosophie

Mit seinem Fokus auf Anpassungsfähigkeit, Zusammenarbeit und kontinuierlicher Verbesserung ist Agile mehr als nur eine Methode: Es ist eine Arbeitsphilosophie.
Möchten Sie Ihre Projekte optimieren und die Zufriedenheit Ihrer Kunden steigern? Die Einführung einer agilen Methode könnte der erste Schritt zu einer nachhaltigen und erfolgreichen Transformation Ihres Unternehmens sein.

Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt, schulen Sie Ihre Teams oder wählen Sie sharemundo, um sich bei der Suche nach den besten Ressourcen für Ihr Projektmanagement helfen zu lassen.

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Dokumentenmanagement in einem Kontext nach Fukushima - Westinghouse


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Dokumentenmanagement im Kontext nach Fukushima - DUS-Projekt

sharemundo und die dokumentarische Strukturierung komplexer Projekte

Die effiziente Verwaltung und strenge Überwachung eines umfangreichen Dokumentationsbestands in Industrieprojekten ist von entscheidender Bedeutung. Dies gilt insbesondere für die Nuklearindustrie.

Ein gut organisiertes und zugängliches Repository gewährleistet nicht nur die Rückverfolgbarkeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern optimiert auch die internen Prozesse und erleichtert die Entscheidungsfindung.



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Dokumentenmanagement in komplexen Projekten

Definition und Besonderheiten

Eine gut strukturierte, umfassende und verfügbare Dokumentation trägt zur Risikominderung, zur Verbesserung der Qualität von Produkten und Dienstleistungen sowie zur Steigerung der Produktivität bei. Darüber hinaus fördert sie die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Interessengruppen und sorgt für einen besseren Wissensaustausch innerhalb der Organisation. Daher sind die Einführung von Prozessen und der richtigen Werkzeuge für das Projektmanagement, hier dokumentarisch, große Herausforderungen für den Erfolg von Industrieprojekten.


Der Klient

Westinghouse ist ein wichtiger Anbieter von Nukleartechnologie und -produkten, der sich als Referenz auf dem Energiemarkt etabliert hat.

Das Unternehmen wurde 1886 in den USA gegründet und genießt heute ein so hohes internationales Ansehen, dass fast 50 % der weltweit in Betrieb befindlichen Kernkraftwerke auf Westinghouse-Technologie basieren.

Obwohl das Unternehmen eher für seine Rolle in der internationalen Produktion von nuklearem Material und Dienstleistungen bekannt ist, umfasst seine Tätigkeit auch den Bau neuer Kraftwerke (AP1000) und das Management komplexer nuklearer Projekte.

Das Projekt

Nach dem Unfall in Fukushima wurden den Betreibern neue Sicherheitsvorschriften auferlegt, insbesondere in Frankreich, wo der Bau von Ultimate-Rescue-Dieseln vorgeschrieben wurde, um den Weiterbetrieb der Blöcke im Falle eines Stromversorgungsausfalls zu gewährleisten.

Westinghouse wurde mit einem Teil des Umfangs des Baus dieser Aggregate für die 1300MWe-Blöcke beauftragt. Dieses Projekt, das für Westinghouse in Frankreich eine Premiere darstellte, ging natürlich mit einer erheblichen Zunahme der Dokumentenproduktion einher: ca. 5000 technische Dokumente, ca. 15 Lieferanten und eine von sharemundo ausgeführte Nachverfolgung der Dokumentation.

Die Herausforderung

Westinghouse sah sich schnell mit einem Anstieg der Dokumentenproduktion innerhalb des Unternehmens sowie durch verschiedene externe Projektbeteiligte (Lieferanten und Subunternehmer) konfrontiert, für die die gesamte technische Überwachung sichergestellt werden musste.

Die beträchtliche Anzahl an Dokumenten, die bereitgestellt werden mussten, die Vielzahl an Quellen für die Erstellung von Dokumenten, die fehlende Vereinheitlichung der Prozesse zwischen verschiedenen Projektbeteiligten und ein sehr enger Zeitplan waren allesamt Risikofaktoren, die unbedingt berücksichtigt werden mussten, um das Projekt erfolgreich durchzuführen und zu bestehen!

die sharemundo-Antwort

Eine umfassende Lösung für
Verwaltung von Dokumenten aus mehreren Quellen

Gleich zu Beginn des Projekts war es für sharemundo von entscheidender Bedeutung, die Analyse mit dem Verständnis des Bestehenden zu beginnen, um die folgenden Verbesserungen umsetzen zu können:

  • Aktualisierung des globalen Dokumentenverwaltungsprozesses,
  • Standardisierung des besagten Prozesses auf Programmebene (intern / Lieferanten / Subunternehmer),
  • Implementierung von Leistungsindikatoren,
  • Erstellung des "Documentation Management Plan",
  • Schulungen für interne Teams, aber auch für Lieferanten und Subunternehmer,
  • Alle Indikatoren einrichten, die für die Überwachung des Projekts erforderlich sind,
  • Begleiten Sie die Teams und machen Sie sie durch die Bereitstellung von Schulungsunterlagen / Dokumenten selbstständig,
  • Technische Unterstützung im Zusammenhang mit dem Dokumentenmanagement während des gesamten Projekts.

Die Einführung geeigneter Prozesse und Tools war für den reibungslosen Dokumentenaustausch zwischen den verschiedenen Interessengruppen von entscheidender Bedeutung. Die größte Herausforderung bei einem Projekt dieser Größenordnung bestand darin, einen klaren und effizienten Kommunikationsplan für einen reibungslosen Datenaustausch zu erstellen. Die Einrichtung und Parametrisierung der SharePoint-Website für das Projekt vereinfachte die Zusammenarbeit, erleichterte den Austausch von Dokumenten und zentralisierte die Informationen.

Die Vereinheitlichung der Prozesse und die Einführung von Indikatoren und regelmäßigen Berichten an den Kunden oder andere Projektbeteiligte ermöglichten es, das Informationsniveau anzugleichen und Transparenz zu gewährleisten.

Schlussfolgerung

Auf dem Weg zum Erfolg

sharemundo strukturierte das Dokumentenmanagement und richtete alle Indikatoren ein, um das Projekt zu verfolgen, Meilensteine zu validieren und Rechnungen auszulösen. 

Durch die Verteilung und den Erhalt von Dokumenten, die Aktualisierung der Monitoring-Tools und die tägliche Überwachung konnten einige Fehlentwicklungen verhindert und vor allem Transparenz während des gesamten Projekts gewährleistet werden.

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Transformation von Praktiken durch die Einführung eines neuen Tools - Principle Power Inc.


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Die Praktiken umgestalten
des Dokumentenmanagements
innerhalb von Industrieprojekten

sharemundo solutions

Die Migration eines Informationssystems ist ein entscheidender Schritt für jedes Unternehmen, das seine IT-Infrastruktur modernisieren oder die Effizienz seiner Betriebsabläufe verbessern möchte.

Dieser Prozess bringt zahlreiche Herausforderungen mit sich, darunter die Kontinuität der Geschäftstätigkeit, die Datensicherheit und die Anpassung der Benutzer an die neuen Werkzeuge.



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Der Umgang mit Nichtkonformitäten in komplexen Projekten

Integration eines Tools
zur Verwaltung der Dokumentation

Zu den größten Herausforderungen gehören das Risikomanagement in Bezug auf Datenverlust oder -beschädigung, potenzielle Betriebsunterbrechungen und die Kosten, die mit der Schulung und Integration der neuen Technologien verbunden sind. Eine sorgfältige Planung, klare Kommunikation und ein schrittweises Vorgehen sind entscheidend, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und die negativen Auswirkungen auf das Unternehmen zu minimieren. 


Der Klient

Principle Power Inc (PPI) ist ein Anbieter von innovativen Technologien und Dienstleistungen für den Markt der Offshore-Tiefsee-Windenergie.

PPIs bewährte Technologie WindFloat - ein schwimmendes Fundament für Windkraftanlagen - ermöglicht einen Paradigmenwechsel für die Branche, indem es die Kosten und Risiken bei der Installation und dem Betrieb von Offshore-Windkraftanlagen senkt.

Principle Power verkauft WindFloat als technologische Lösung und fungiert als Dienstleister für Entwickler, Versorgungsunternehmen und unabhängige Stromerzeuger, indem es von der Konzeption des Gesamtsystems über die gesamte Herstellung, Installation und Inbetriebnahme bis hin zur Unterstützung der Kunden während des gesamten Betriebslebenszyklus der Plattform präsent ist.

Das Projekt

Die Migration von Unternehmensdaten auf ein neues Informationssystem ist nie einfach, aber wenn es sich um ein internationales Unternehmen handelt, dessen Mitarbeiter mehrheitlich über die ganze Welt verteilt sind, 90% der Mitarbeiter permanent im Home Office arbeiten und dessen überwiegend internationales Kundenportfolio eine Vielzahl von länderspezifischen Standards und Anforderungen mit sich bringt, kann sich die Situation schnell zum Schlechteren wenden.
PPI wandte sich an sharemundo, um nicht nur bei der Migration zu helfen, sondern auch bei der Neuausrichtung, Weiterentwicklung und Unterstützung der Teams und Benutzer während dieser Übergangsphase.

Die Herausforderung

Es war notwendig, die Projektteams neu zu fokussieren, die die Angewohnheit hatten, nicht zurückverfolgbare Informationen außerhalb des Tools zu versenden. Dieser inoffizielle Austausch konnte zu weitreichenden Konsequenzen führen, wie z. B. :
- Der Verlust von technischen Daten, die ohne Rückverfolgbarkeit in SharePoint oder per E-Mail ausgetauscht wurden ;
- Die Vervielfachung des informellen Austauschs ;
- Eine schlechte Verwaltung der Dokumentenindizes ;
- Inkonsistente Versionen, insbesondere bei Dokumenten, die im Co-Autoring in SharePoint bearbeitet und später nicht über das DMS freigegeben wurden.
Darüber hinaus war es entscheidend, den Teams, die der Nutzung eines neuen Tools zögerlich gegenüberstanden und entschlossen waren, seine Nutzlosigkeit zu beweisen, klarzumachen, dass die Zentralisierung von Daten und die Standardisierung von Prozessen zunächst vielleicht etwas Zeit und Engagement erfordern, langfristig aber das Potenzial haben, wertvolle Zeit zu sparen, indem sie bestimmte Aufgaben mit geringer Wertschöpfung vermeiden.

die sharemundo-Antwort

Alles vorwegnehmen, um die Benutzerschulung zu optimieren

sharemundo wurde von PPI beauftragt, beim reibungslosen Übergang von der Datenverwaltung über SharePoint zum M-Files DMS zu helfen und dabei die Kohärenz zwischen den verschiedenen Projekten und Methoden des Dokumentenmanagements zu gewährleisten.

Unsere persönliche Begleitung bestand aus :

  • Wege finden, um die Rückverfolgbarkeit und Arbeitsabläufe in verschiedenen Projektphasen zu optimieren
  • Informationen zentralisieren und einen globalen Prozess auf die verschiedenen PRE-FEEDs und FEEDs anwenden und sich dabei an die Projekt- und Kundenanforderungen anpassen.
  • Mit projektspezifischen Ereignissen wie "changes" oder "variation orders" umgehen können
  • Die Verbindung zwischen den Teams, die sich der Entwicklung des EDM widmen, den Projektteams und den Subunternehmern sicherstellen.

Der Ansatz von sharemundo bestand darin, den Benutzern zuzuhören und als Schnittstelle zwischen den Projektteams und den internen Akteuren des Dokumentenmanagements zu fungieren. So gelang es uns, ein umfassendes Management der internen und externen Dokumentenströme einzuführen und gleichzeitig die Einhaltung der Best Practices und die Nutzung des DMS-Tools zu gewährleisten.

Konkret wurden gezielte Maßnahmen ergriffen, wie z. B. :

  • Die ständige Aktualisierung der dokumentarischen Nachverfolgung (MDR und Übertragungsprotokolle), um sicherzustellen, dass sie im Falle von Kontrollen, Kundenanfragen oder internen Audits zugänglich ist.
  • Konstante Unterstützung und Begleitung der Nutzer, die eine effiziente Anpassung an die neue Pflichtsoftware ermöglicht und ihnen die Möglichkeit gibt, ihre Aktionen im Tool selbstständig durchzuführen.
  • Die Überprüfung der Konsistenz zwischen den erhaltenen Dokumenten und den entsprechenden Lieferlisten.
  • Die Einrichtung, Verwaltung der Entwicklung und Anwendung von Workflows, die mit dem Review-Prozess der Lieferungen verbunden sind
  • Die Überwachung des Fortschritts der Review-Workflows und die Eskalation von Informationen, wenn nötig
  • Die Aktualisierung der wöchentlichen Fortschrittsberichte und deren Weitergabe an die verschiedenen Interessengruppen.
  • Die Verwaltung eines Dokumentationsplans, der mit dem allgemeinen Projektplan verknüpft ist, und der tägliche Kontakt mit den Projektmanagementteams, um diesen Plan auf dem neuesten Stand zu halten.
  • Die Kontrolle der vertraglich vereinbarten Meilensteine (Basisdokumentation) im Vergleich zu den geplanten Terminen (unter Berücksichtigung der technischen Realitäten der Projekte) und eine Warnpflicht haben, wenn nötig
  • Verwalten Sie den Übergang von SharePoint zu M-Files so, dass er reibungslos und ohne Datenverlust verläuft.
  • Etablieren Sie eine Kontrolle über den Dokumentenaustausch außerhalb des Tools und über die etablierten Prozesse, indem Sie diese formalisieren und den offiziellen Arbeitsabläufen unterwerfen.

Schlussfolgerung

Auf dem Weg zu einem kontrollierten Übergang

Durch die ständige und automatisierte Aktualisierung der Sendungsverfolgung, die klare Kommunikation mit dem Team und die ständige Begleitung hat sharemundo die Schlüsselelemente gefunden, die den Übergang zu einem Erfolg werden ließen.

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Anforderungen für Projekte ohne Überraschungen verwalten - CLEMESSY


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Implementierung eines Tools zur Anforderungsverwaltung

sharemundo und die Bewertung eines Kundenwerkzeugs

Innerhalb eines Unternehmens ist der Einsatz eines effektiven Anforderungsmanagement-Tools entscheidend für den Erfolg von Projekten. Die Ziele eines solchen Tools sind die Zentralisierung, Organisation und Verfolgung von Anforderungen über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg, wodurch eine bessere Kommunikation und ein klares Verständnis der Bedürfnisse der Beteiligten gewährleistet werden. Doch obwohl die anfängliche Auswahl wichtig ist, ist es ebenso entscheidend, das gewählte Tool strengen Tests zu unterziehen, um zu beurteilen, ob es den Erwartungen der Nutzer entspricht. Durch diese gründlichen Tests wird sichergestellt, dass das Tool den Spezifikationen entspricht, dass mögliche Lücken identifiziert und behoben werden und dass es sich nahtlos in bestehende Prozesse einfügt.

sharemundo unterstützt seine Kunden bei der Überprüfung und Implementierung ihrer Tools und trägt so zur Verbesserung der Qualität der Lieferungen, zur Risikominderung und zur Erhöhung der Kundenzufriedenheit bei.



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Definition und Besonderheiten


Der Klient

Clemessy, eine Tochtergesellschaft der Eiffage-Gruppe, begleitet alle Industriesektoren und bietet ein breites und vielfältiges Fachwissen. Ihre Aktivitäten umfassen den gesamten Lebenszyklus von Projekten, von Audit und Design bis hin zu Integration, Implementierung von Lösungen, Commissioning und Wartung.

Seine Teams, die aus erfahrenen Ingenieuren und Projektmanagern bestehen, gewährleisten die Sicherheit und Leistung der kerntechnischen Anlagen und tragen so zu einer kohlenstoffarmen Energieerzeugung und zur Energiesouveränität Frankreichs bei.

Clemessy ist ein Schlüsselakteur im Nuklearsektor in Frankreich und auf internationaler Ebene und arbeitet an Kernkraftwerken zur Energieerzeugung sowie an Zentren zur Lagerung, Aufbewahrung und Behandlung von Abfällen und Brennstoffen. Sie sind auch an der Installation von Forschungsreaktoren sowie an strategischen Programmen für militärische Anwendungen beteiligt.

Das Projekt

Clemessy wurde gebeten, einen Kostenvoranschlag für ein Projekt im Zusammenhang mit dem Bau des EPR Sizewell zu erstellen. Das Großprojekt in Suffolk, Großbritannien, umfasste den Bau von zwei Kernreaktoren des Typs EPR mit einer Gesamtkapazität von 3.260 MW.

Langfristiges Ziel war die Bereitstellung von ca. 7% des britischen Strombedarfs, wobei zur Kosten- und Zeitoptimierung eine ähnliche Technologie wie bei Hinkley Point C eingesetzt werden sollte.

Um Aufgaben zu zentralisieren, Prozesse zu vereinfachen und die Arbeitszeit zu optimieren, führte Clemessy ein durch künstliche Intelligenz unterstütztes Anforderungsmanagement-Tool ein, das im Vorfeld von den Teams von sharemundo getestet werden musste.

Die Herausforderung

In einem Kontext, in dem Zeit ein wesentlicher Parameter ist, hatte sharemundo die Aufgabe, ein detailliertes Audit nicht nur der Praktiken und Bedürfnisse des Unternehmens, sondern auch des zu testenden Tools durchzuführen. Da die Intervention in einer frühen Phase stattfand, musste das Tool schnell einsatzbereit sein, um von den betroffenen Teams genutzt werden zu können.
sharemundo war in der Lage, seine Aufgabe erfolgreich zu erfüllen, indem es die Fähigkeiten des Tools ständig auf die Probe stellte, um potenzielle Fehler zu erkennen und Lösungen zu identifizieren. Da wir das Tool direkt korrigieren mussten und in ständigem Kontakt mit dem Softwarehersteller standen, bestand unser Auftrag auch darin, Inkonsistenzen zwischen der praktischen Anwendung und den bereitgestellten Handbüchern zu identifizieren und zu korrigieren, was zur Erstellung der mit dem Tool verbundenen Dokumentation führte, um potenzielle Abweichungen zu vermeiden.

die sharemundo-Antwort

EINE umfassende Bewertung für eine erfolgreiche Umsetzung

Um das Tool in einer frühen Phase testen zu können und die Auswirkungen auf laufende Projekte so gering wie möglich zu halten, wurde sharemundo im Rahmen einer Ausschreibung gebeten, eine Bestandsaufnahme seiner derzeitigen Funktionsweise vorzunehmen.  

Dies führte zur manuellen und individuellen Identifizierung von Voraussetzungen, die bis dahin nicht berücksichtigt worden waren, sowie zur Erstellung eines Entwurfs für ein Benutzerhandbuch, das die Projektanforderungen mit den bestehenden Funktionen des Tools in Einklang brachte. Diese Änderungen, verbunden mit einer Schulung der Nutzer, trugen zum Erfolg der Mission bei.

Die Implementierung des KI-gestützten Ausschreibungstools und die Änderung seiner Parameter zur Verbesserung der Erkennungsleistung waren Punkte, die von sharemundo initiiert und in vollem Umfang betreut wurden.

Schließlich führte die Summe der Aktionen von sharemundo bei Clemessy dazu, dass die Identifizierung von Bedürfnissen und Anforderungen vollständig automatisiert wurde, die Zeit für die Dokumentenanalyse auf wenige Minuten pro Hunderte von Seiten reduziert wurde und eine große Anzahl von Dokumenten optimal verwaltet werden kann.

Schlussfolgerung

Eine notwendige Bewertung

Durch die Durchführung der Evaluierung des von Clemessy ausgewählten Tools spielte sharemundo eine entscheidende Rolle für den Erfolg seiner Maßnahmen im Rahmen des Sizewell EPR-Projekts.

Die Identifizierung der Kundenbedürfnisse und der Projektanforderungen führte zu einer erheblichen Zeitersparnis und zur Optimierung von Prozessen, was zu einer effektiven Automatisierung von Maßnahmen führte. Diese Faktoren waren für den Erfolg des Auftrags von sharemundo ausschlaggebend.

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Der Einfluss des Projektmanagements auf die Gesamtleistung eines Unternehmens


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Der Einfluss des Projektmanagements auf die Gesamtleistung eines Unternehmens

sharemundo und Unternehmensleistung

In komplexen Industriebereichen wie der Energie-, Luftfahrt-, Bau- oder Automobilindustrie weist das Projektmanagement Besonderheiten auf, die es einzigartig und komplexer als das herkömmliche Projektmanagement machen. Methodik, Prozesse, Schnittstellen, Ressourcen....gehören zu den Parametern, die Sie berücksichtigen müssen, um Ihr Projekt erfolgreich durchzuführen und die damit verbundenen Aktivitäten zu verwalten!



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Projektmanagement und Leistung

Warum ist das Projektmanagement in Unternehmen von entscheidender Bedeutung?

Wir bewegen uns in einem zunehmend komplexen Umfeld. Daher muss sich jedes Unternehmen mit internen Herausforderungen auseinandersetzen, um eine effiziente Produktivität zu gewährleisten. An dieser Stelle kommt das Projektmanagement ins Spiel, das den Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen sichert.

In diesem Artikel werden fünf Gründe erläutert, warum Projektmanagement ein unverzichtbares Konzept für jedes Unternehmen sein sollte.

Fristen und Budget einhalten

Wenn wir mit Statistiken beginnen: 11,4 % der Unternehmen verlieren ihr Budget aufgrund eines schlechten Projektmanagements
(Quelle: Studie des Project Management Institute (PMI)).
Projektmanagement ermöglicht es, genaue Zeitpläne aufzustellen und die Ausgaben genau zu überwachen. Dies ist ein nicht zu vernachlässigender Faktor, wenn man seine Ausgaben intern im Auge behalten möchte.

Dies verringert nicht nur das Risiko von Überschreitungen, sondern stellt auch sicher, dass die Ressourcen optimal eingesetzt werden. Laut einer Umfrage von KPMG haben gut gemanagte Projekte eine 90% höhere Chance, rechtzeitig und ohne Budgetüberschreitung abgeschlossen zu werden.

Konkretes Beispiel: Stellen wir uns ein Unternehmen vor, das innerhalb von sechs Monaten ein neues Produkt auf den Markt bringen möchte. Ohne einen strukturierten Plan könnte sich das Projekt leicht verzögern, weil die kritischen Schritte nicht überschaubar sind oder weil unvorhergesehene Ausgaben für Marketing und Produktion anfallen. Mithilfe des Projektmanagements könnte dieses Unternehmen den Fortschritt jeder Phase verfolgen und die Ressourcen effizient verwalten. Bei Bedarf könnte sie mehr Budget für das Marketing bereitstellen, wenn die Produktion früher abgeschlossen ist, und so eine höhere Investitionsrendite sicherstellen.

Mit sharemundo haben wir die Lösungen, um unsere Kunden bei ihrer Projektperformance zu begleiten!

Die Produktivität von Teams steigern

Projektmanagement steigert die Effizienz von Teams.
Eine von Wrike durchgeführte Studie zeigt, dass Unternehmen mit einer klaren Projektmanagementstruktur ihre Effizienz um bis zu 20 % steigern.
Mit klaren Zielen und eindeutigen Verantwortlichkeiten arbeiten die Teams koordiniert, wodurch Fehler reduziert und die Produktivität optimiert werden.
Durch die Klärung von Prioritäten und die genaue Zuweisung von Aufgaben wissen die Mitarbeiter genau, was von ihnen erwartet wird, wodurch Verwirrung und Redundanz vermieden werden.



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Risiken mindern und Unvorhergesehenes voraussehen

Jedes Projekt ist mit Risiken verbunden, seien es Verzögerungen, Budgetüberschreitungen oder technische Probleme.

Zu einem guten Projektmanagement gehört auch eine gründliche Risikoanalyse, die es den Teams ermöglicht, Risiken zu antizipieren und präventive Lösungen zu entwickeln.
Laut einer Studie der Standish Group ist die Wahrscheinlichkeit, dass gut gemanagte Projekte erfolgreich sind, aufgrund dieser Fähigkeit, Risiken frühzeitig zu erkennen und zu managen, 2,5-mal höher. Die Risikoplanung erhöht die Widerstandsfähigkeit von Projekten gegenüber unvorhergesehenen Ereignissen und begrenzt Störungen in der Ausführung.

Sicherstellung der Zufriedenheit von Kunden und Interessengruppen

Indem das Projektmanagement die Bedürfnisse der Stakeholder von Anfang an in das Projekt einbezieht, trägt es dazu bei, die Kundenzufriedenheit und -bindung zu erhöhen.
Der PMI zeigt, dass es 75 % der Unternehmen mit effektiven Projektmanagementpraktiken besser gelingt, die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen.

Durch das Setzen realistischer Ziele, das regelmäßige Informieren der Beteiligten über den Fortschritt und das Einholen von Feedback hilft das Projektmanagement dabei, die Ausrichtung an den Erwartungen der Beteiligten während des gesamten Prozesses aufrechtzuerhalten.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit steigern

Arbeitsumgebungen verändern sich schnell. Das Projektmanagement bietet flexible Strukturen wie agile Methoden, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Projekte nach und nach anzupassen. Laut PMI sind 71 % der Unternehmen, die agile Methoden anwenden, besser in der Lage, schnell auf sich ändernde Marktbedürfnisse zu reagieren. Diese Anpassungsfähigkeit ist ein großer Vorteil in einem Umfeld, in dem sich technologische Innovationen und Verbraucherwünsche ständig ändern.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Projektmanagement für moderne Unternehmen nicht nur ein Vorteil, sondern ein Muss ist.
Mit dem Aufstieg der künstlichen Intelligenz und der Automatisierungstechnologien wird es zu einem Motor für Produktivität und Innovation.
Entscheidend ist nach wie vor, welche Mittel eingesetzt werden, um die richtigen Mitarbeiter zu finden, um Ihr Projekt zum Erfolg zu führen.
Unternehmen, die in diese Praxis investieren, können nicht nur auf unmittelbare Gewinne hoffen, sondern auch auf eine langfristig gestärkte Position in einem sich ständig wandelnden Markt.



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Eine einzigartige Herausforderung!

Die Bedeutung des Projektmanagements in einem Unternehmen liegt in seiner Fähigkeit, Aktivitäten zu organisieren, um seine technischen Ziele und die Kundenzufriedenheit zu erreichen, indem die Ressourcen optimiert und der Zeitplan und das Budget eingehalten werden.

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Die Besonderheiten des Projektmanagements in der Industrie: Schlüsselbeispiele


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Die Besonderheiten des Projektmanagements in der INDUSTRIE: Schlüsselbeispiele

sharemundo in der Industrie

In komplexen Industriebereichen wie der Energie-, Luftfahrt-, Bau- oder Automobilindustrie weist das Projektmanagement Besonderheiten auf, die es einzigartig und komplexer als das herkömmliche Projektmanagement machen. Methodik, Prozesse, Schnittstellen, Ressourcen....gehören zu den Parametern, die Sie berücksichtigen müssen, um Ihr Projekt erfolgreich durchzuführen und die damit verbundenen Aktivitäten zu verwalten!



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Spezifisches Projektmanagement

die Besonderheiten
des Projektmanagements in der Industrie

Projekte in der Industrie sind aufgrund der zu bewältigenden technischen und logistischen Herausforderungen, der finanziellen Risiken und des Zeitdrucks in der Regel sehr groß.

Technische Komplexität und spezifische Anforderungen

Industrieprojekte zeichnen sich durch ihre Komplexität, den Einsatz fortschrittlicher Technologien und strenge Anforderungen aus. Technische Fähigkeiten, das Vorhandensein modernster Fachkenntnisse und ein umfassendes Verständnis für technische Themen sind erforderlich, um ein Projekt effektiv zu leiten und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Fristen und Meilensteine


Industrieprojekte erstrecken sich oft über mehrere Monate oder sogar Jahre. Sie sind in der Regel in mehrere Phasen unterteilt (Planung, Entwurf, Bau, Test und Inbetriebnahme), von denen jede einzelne bestimmte Ressourcen und Aufmerksamkeit erfordert.

Budgets und Kostenmanagement


Die Verwaltung des Budgets ist einer der Schlüssel zum Erfolg eines Projekts...Abweichungen durch die Überwachung des Cashflows zu erkennen, eine genaue Verfolgung der Rechnungsstellung und der Mahnungen durchzuführen, seine Lieferanten/Subunternehmer pünktlich zu bezahlen...Die Beträge von Industrieprojekten können Hunderte von Millionen oder sogar Milliarden Euro erreichen...Die Verwaltung der Kosten ist entscheidend, um zu vermeiden, dass das Projekt gefährdet wird.

Normen und Vorschriften

Die Beherrschung der Normen und Vorschriften in Bezug auf Ihren Tätigkeitsbereich ist unerlässlich, um Abweichungen und Nichteinhaltungen zu begrenzen und erhebliche Sanktionen zu vermeiden: finanzielle Sanktionen, Vertragsbruch, gesetzliche Sanktionen... Die Auswirkungen auf das Projekt sind vielfältig: Verzögerung einer Aktivität / eines Meilensteins, Mehrkosten, Mangel an Ressourcen, Zunahme der Aktivität...

Verwaltung von Interessengruppen


Der reibungslose Ablauf eines Projekts hängt von einer guten Zusammenarbeit und einer transparenten Kommunikation zwischen den verschiedenen Beteiligten ab: internes Projektteam, Lieferanten, Subunternehmer, Sicherheitsbehörden, benannte Stellen...

Umgang mit Risiken


Ob technische, rechtliche, normative, umweltbezogene, finanzielle oder andere Risiken - Industrieprojekte sind während des gesamten Projektverlaufs zahlreichen Risiken ausgesetzt. Die Fähigkeit, mit unvorhergesehenen Ereignissen umzugehen und sich schnell anzupassen, sind Schlüsselkompetenzen im Projektmanagement. Die Änderung eines Gesetzestextes oder einer Norm kann erhebliche Auswirkungen auf den reibungslosen Ablauf eines Projekts haben....der Projektmanager muss die besten Lösungen finden, um Abweichungen zu begrenzen und die am besten geeigneten Lösungen vorzuschlagen.

Sich ständig anpassen

Industriespezifische Herausforderungen

Jeder Industriesektor hat seine eigenen Herausforderungen und Besonderheiten im Projektmanagement. Schauen wir uns an, welche Besonderheiten es im industriellen Projektmanagement gibt und welche man im klassischen Projektmanagement weniger oder gar nicht findet.

Energie und erneuerbare Energien

Im Energiesektor - Kernkraft und erneuerbare Energien zusammengenommen - muss sich das Projektmanagement an lange Fristen, manchmal knappe Budgets und administrative, gesetzliche und umweltbezogene Auflagen anpassen.

Von der Auswahl des Bauplatzes bis zur Koordination der Lieferanten / Subunternehmer während des gesamten Projekts muss jede Phase geplant und die Kommunikation und Transparenz auf allen Managementebenen sichergestellt werden.

Luft- und Raumfahrt

In diesen Bereichen sind Genauigkeit und strikte Einhaltung der Vorschriften unerlässlich.

Jede Komponente/jeder Prozess muss den Vorschriften entsprechen, um ein optimales Sicherheitsniveau zu gewährleisten.

Die Entwicklung eines neuen Flugzeugtyps erfordert eine Forschungs- und Entwicklungsphase und strenge Testreihen, bevor er auf den Markt gebracht werden kann: Flugtests, Sicherheitszertifizierungen, Genehmigungen...

Bauwesen und Infrastruktur

Das Baugewerbe ist ein Wirtschaftszweig, der eine schwere Infrastruktur und eine gut geölte Logistik erfordert.

Die Koordination der verschiedenen Gewerke, der Umgang mit Einschränkungen vor Ort, administrative Aspekte (insbesondere das Einholen von Genehmigungen) und die Gewährleistung der Sicherheit gehören zu den Anliegen, die ein Projektleiter während des gesamten Projektverlaufs haben muss.

Automobil

Die Einführung neuer Modelle erfordert - ähnlich wie in der Luftfahrt - ein sorgfältiges Projektmanagement, um den Bedürfnissen und Anforderungen in Bezug auf Qualität, Sicherheit und Kosteneffizienz gerecht zu werden.

Mit dem Aufkommen von Elektrofahrzeugen und vielleicht eines Tages der Entwicklung neuer Technologien wie z. B. Wasserstoff, der Schaffung neuer Designs, der Durchführung der damit verbundenen Technik, den Produktionszyklen und den mit den Rohstoffen verbundenen Einschränkungen.... der Projektmanager an vorderster Front, um die richtigen Antworten auf diese Probleme zu finden und dabei den Zeitplan, das Budget und die Qualität einzuhalten.



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Schlussfolgerung

Eine einzigartige Herausforderung!

Das Projektmanagement in den erwähnten komplexen Industriezweigen erfordert spezifische Kompetenzen und absolute Genauigkeit. Projektmanager, die in der Industrie tätig sind, müssen die technischen Anforderungen des Kunden, Vorschriften und Normen berücksichtigen und sich dabei auf oftmals kleine Projektteams und einen engen Zeitplan stützen.

Die Fähigkeit, komplexe Projekte unter starken Einschränkungen und in einem sich ständig verändernden Umfeld zu leiten, ist ein großer Vorteil, um seine Projekte erfolgreich abzuschließen!

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Automatisierung des Prozesses zur Verwaltung von Nichtkonformitäten - Westinghouse


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den Prozess der Verwaltung von Nichtkonformitäten automatisieren

sharemundo und das Management von Nichtkonformitäten

Die effektive Verwaltung der Dokumentation in komplexen und öffentlichkeitswirksamen Industrieprojekten gewährleistet Konsistenz, Nachvollziehbarkeit und schnellen Zugriff auf Informationen. Um eine bessere Kommunikation zwischen den Teams zu gewährleisten, Fehler zu minimieren und die richtigen Entscheidungen zu treffen, ist es entscheidend, über die richtigen Prozesse und Werkzeuge zu verfügen, insbesondere wenn es sich bei den fraglichen Dokumenten um Nichtkonformitäten handelt.

Erfahren Sie, wie sharemundo es geschafft hat, eine nachhaltige Lösung für das Management von Nichtkonformitäten vorzuschlagen und zu implementieren, die den Bedürfnissen und Anforderungen seines Kunden gerecht wird!



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Der Umgang mit Nichtkonformitäten in komplexen Projekten

Definition und Besonderheiten


Der Klient

Westinghouse ist ein wichtiger Anbieter von Nukleartechnologie und -produkten, der sich als Referenz auf dem Energiemarkt etabliert hat.

Das Unternehmen wurde 1886 in den USA gegründet und genießt heute ein so hohes internationales Ansehen, dass fast 50 % der weltweit in Betrieb befindlichen Kernkraftwerke auf Westinghouse-Technologie basieren.

Obwohl das Unternehmen eher für seine Rolle in der internationalen Produktion von nuklearem Material und Dienstleistungen bekannt ist, umfasst seine Tätigkeit auch den Bau neuer Kraftwerke (AP1000) und das Management komplexer nuklearer Projekte.

Das Projekt

Im Rahmen von Bau- und Fertigungsprojekten muss eine große Menge an Berichten über Nichtkonformität bearbeitet werden.
Ohne einen effektiven Verwaltungsprozess und die richtigen Tools kann ihre Verwaltung schnell zu einer lästigen und zeitraubenden Tätigkeit werden.
Darüber hinaus sind regelmäßige Fortschrittsberichte erforderlich, um den reibungslosen Ablauf und die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten zu gewährleisten. All dies kann dazu beitragen, dass die Aufgaben des Projektleiters und seines Teams schwer ins Gewicht fallen.

Die Herausforderung

Bei Großprojekten, insbesondere im Nuklearbereich, sind Genauigkeit und Strenge erforderlich, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Jede Aufgabe, auch wenn sie in anderen Projekten als weniger wertschöpfend angesehen wird, muss hier kodifiziert und genauestens erfasst werden. Wenn die Prozesse und Instrumente nicht angemessen sind, kann es leicht zu Verwirrung kommen, die den Fortschritt des Projekts beeinträchtigt.

die sharemundo-Antwort

Eine umfassende Lösung für
Projektmanagement von Nichtkonformitäten

sharemundo hat in Zusammenarbeit mit Westinghouse gründliche Arbeit geleistet, um die genauen Bedürfnisse des Kunden zu ermitteln und eine Prüfung der bestehenden :

  • Tools
  • Methoden
  • Prozess an Ort und Stelle
  • Anwendbarkeit im Rahmen des laufenden Projekts
  • Übernahme der bewährten Praktiken durch die betroffenen Teams
  • Möglichkeit, Aktionen zu optimieren und zu zentralisieren

Die Prozesse zum Umgang mit Nichtkonformität mussten aktualisiert werden, um die Verwaltung zu optimieren und zu erleichtern. Die Erstellung der zugehörigen Dokumentation und deren Weitergabe an die Teams waren ebenfalls Teil der Schulungs- und Begleitungsaufgaben von sharemundo. Zu den konkreten Lösungen, die eingebracht wurden, gehörten

  • Die Entwicklung eines Moduls zur Verwaltung von Nichtkonformitäten in M365
  • Die Einrichtung einer dedizierten Bibliothek, die mit den Interessengruppen geteilt wird
  • Die Übersetzung von Prozessen in Power Automate Workflows
  • Die Strukturierung und Verwaltung der zugehörigen Metadaten.

Schlussfolgerung

Qualität zuerst!

Das Management von Nichtkonformitäten ist innerhalb eines Projekts von entscheidender Bedeutung, um das geforderte Qualitätsniveau zu erreichen und die Sicherheit und Konformität der gelieferten Produkte und Dienstleistungen zu gewährleisten. Durch das Erkennen von Abweichungen und die Bereitstellung langfristiger Lösungen werden die Auswirkungen auf Zeit und Kosten begrenzt.

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Was bedeutet "industrielles Projektmanagement" und warum ist es von entscheidender Bedeutung?


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Was bedeutet "industrielles Projektmanagement" und warum ist es von entscheidender Bedeutung?

sharemundo und das Projektmanagement

Der Erfolg von Unternehmen, die in komplexen Industriezweigen wie Energie, Bau, Industrie oder Transport tätig sind, beruht auf den Grundsätzen eines komplexen und strategischen industriellen Projektmanagements.

Seine Aufgaben zu planen und die Teams zu koordinieren, seinen Zeitplan und sein Budget zu kontrollieren und gleichzeitig die gesetzlichen, vertraglichen und technischen Anforderungen zu erfüllen, ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements und in der heutigen Zeit von größter Bedeutung!



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Industrielles Projektmanagement

Definition und Besonderheiten

Das industrielle Projektmanagement unterscheidet sich von anderen Arten des Projektmanagements durch seinen Umfang und seine Komplexität. Es wird bei Großprojekten mit vielen Beteiligten (Kunden, Lieferanten, Subunternehmern, Experten, Kontrollbüros usw.), langfristigen Fristen und hohen finanziellen Investitionen angewandt. Es kann sich dabei um den Bau einer Fabrik oder eines Industriegebäudes, die Einrichtung einer Produktionslinie, ein Ingenieur- oder Forschungsprojekt, die Herstellung von Bauteilen für die Industrie oder die Einführung neuer industrieller Verfahren handeln.

Das industrielle Projektmanagement weist mehrere Merkmale auf:

  • Technische Komplexität: Industrieprojekte erfordern fortschrittliche Technologien und komplexe Prozesse, die tiefgreifendes Fachwissen erfordern, um effektiv verwaltet werden zu können.
  • Die Bedeutung von Ressourcen: Ob Mitarbeiter, Material oder Budgets - Industrieprojekte benötigen über lange Zeiträume hinweg erhebliche Ressourcen.
  • Vorschriften und Standards: Qualität, Hygiene, Sicherheit und Umwelt, Normen und Vorschriften, die eingehalten werden müssen.
  • Konsequente Fristen und Budgets: Industrieprojekte haben in der Regel eine Laufzeit von mehreren Monaten oder sogar Jahren und erfordern eine sorgfältige Überwachung der Kosten und Fristen. Das Ziel: Fehlentwicklungen vermeiden!

Finanzielle, technische und organisatorische Herausforderungen

Die Bedeutung des Managements
von Industrieprojekten

1. Risiken beherrschen

Industrieprojekte stehen vor immer wiederkehrenden Herausforderungen in Bezug auf die Sicherheit, die verwendete Technologie sowie die Koordination der verschiedenen Ressourcen. Mangelnde Koordination, technische Komplexität oder Verzögerungen bei der Beschaffung können zu diesen Herausforderungen führen. Um sich diesen Herausforderungen zu stellen und sie erfolgreich zu bewältigen, ist es wichtig, eine sorgfältige Planung und strenge Überwachungssysteme zu implementieren, um diese Risiken so gut wie möglich zu antizipieren.

2. Optimieren Sie die Nutzung von Ressourcen

Ein Industrieprojekt erfordert naturgemäß eine Vielzahl von Ressourcen: Menschen, Werkzeuge, Budget... Es ist daher von entscheidender Bedeutung, diese Ressourcen effizient zu verwalten, um Abweichungen zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf des Projekts zu gewährleisten. Das Projektmanagement ermöglicht es gerade, während des gesamten Projekts sicherzustellen, dass die Teams über die Ressourcen verfügen, die sie benötigen, und zwar zum richtigen Zeitpunkt.

3. Gewährleistung der Qualität während des gesamten Projekts

In der Industrie lässt sich mit Qualitätsanforderungen und der Einhaltung von Normen und Vorschriften nicht verhandeln. Es ist notwendig, alle "Sachzwänge" bereits in der Angebotsphase korrekt zu identifizieren, um ein effizientes Projektmanagement zu gewährleisten, das unangenehme Überraschungen und die damit verbundenen potenziellen Sanktionen begrenzt.

4. Verzögerungen und Kosten senken

Unternehmen, die Industrieprojekte durchführen, sind regelmäßig
mit rigorosen Termin- und Budgetvorgaben konfrontiert. Ein Projektmanagement
Projektmanagement wirkt sich auf die gesamte Organisation und die gesamte Wertschöpfungskette aus.
Wertschöpfungskette aus und führt zu kostspieligen Verzögerungen und Budgetüberschreitungen. Verfolgen Sie
Die Einhaltung von Fristen, das Erkennen von potenziellen Engpässen und das Finden von Lösungen für das Projekt.
Die meisten Projekte sind in der Lage, die richtigen Lösungen schnell zu finden.

5. Umgang mit Interessengruppen

An einem Industrieprojekt sind verschiedene Akteure beteiligt, von internen Teams über Lieferanten, Subunternehmer, benannte Stellen, Experten bis hin zum Endkunden. Eine gute Zusammenarbeit während des gesamten Projekts ist von entscheidender Bedeutung, um transparent zu arbeiten, Missverständnisse zu vermeiden und Informationen in Echtzeit mit den jeweiligen Ansprechpartnern zu teilen. Ein effektives Projektmanagement beinhaltet einen klaren Kommunikationsplan, der innerhalb des Projekts und mit den verschiedenen Interessengruppen geteilt wird.

6. Innovation fördern

In einem Sektor, der sich ständig weiterentwickelt, ist die Fähigkeit, komplexe Industrieprojekte erfolgreich durchzuführen, ein wichtiger Wettbewerbsvorteil. Durch Innovationen, die Integration disruptiver Technologien, technische Überwachung und entsprechende Weiterbildung können Sie Ihren Konkurrenten immer einen Schritt voraus sein und sich bei Ihren Kunden von der Masse abheben.

Ein kompetentes Projektteam und Führungspersönlichkeiten

Schlüsselkompetenzen für den Erfolg

Ein Projektmanager muss heute neben seinen technischen Fähigkeiten über mehrere Schlüsselkompetenzen verfügen, um in diesem anspruchsvollen Umfeld erfolgreich zu sein:

  • Technische Expertise: Verstehen Sie die industriellen Prozesse und Technologien, die innerhalb des Projekts verwendet werden.


  • Ressourcenmanagement: Die Fähigkeit haben, ihre personellen, materiellen und finanziellen Ressourcen zu verwalten, um ihre Projekte effizient zu steuern.


  • Risikomanagement: Vorhersage und Verringerung der Risiken, die mit den Projektaktivitäten im Büro und vor Ort verbunden sind.


  • Kommunikation und Führung: Koordination von Teams mit unterschiedlichen Profilen, Halten von Teams motiviert und transparente Kommunikation.

Schlussfolgerung

Auf dem Weg zum Erfolg

Das industrielle Projektmanagement ist entscheidend, um den Erfolg der für die Industrie typischen komplexen Projekte zu gewährleisten: Genauigkeit, Methodik und vorausschauendes Denken sind gefragt.

Durch die Kontrolle von Risiken, die Optimierung von Prozessen und die Gewährleistung einer kontinuierlichen Qualität können Unternehmen ehrgeizige Projekte umsetzen und gleichzeitig in einem sich ständig wandelnden Umfeld wettbewerbsfähig bleiben.

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Prozess der Dokumentationsverwaltung bei einem Offshore-Windprojekt - Principle Power Inc.


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Einführung von Dokumentenmanagementprozessen bei einem Offshore-Windparkprojekt

sharemundo CONSULTING

Das Management eines Bauprojekts erfordert die Erstellung und den Austausch zahlreicher dokumentierter Informationen (Pläne, Verfahren, Berechnungsaufzeichnungen ...) während des gesamten Projekts und vor allem mit den verschiedenen Projektbeteiligten.

Die Einführung der richtigen Qualitätsprozesse ist keine Option, sondern eine echte Notwendigkeit, um die Projektziele zu erreichen: die geforderte Leistung rechtzeitig und innerhalb des Budgets zu liefern!



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An das Projektmanagement angepasste Prozesse

um den Anstieg
der Dokumentationsmengen zu bewältigen


Der Klient

Principle Power Inc (PPI) ist ein Anbieter von innovativen Technologien und Dienstleistungen für den Markt der Offshore-Tiefsee-Windenergie.

PPIs bewährte Technologie WindFloat - ein schwimmendes Fundament für Windkraftanlagen - ermöglicht einen Paradigmenwechsel für die Branche, indem es die Kosten und Risiken bei der Installation und dem Betrieb von Offshore-Windkraftanlagen senkt.

Prinzip Power verkauft den WindFloat als technologische Lösung und agiert als Dienstleister für Entwickler, Versorgungsunternehmen und unabhängige Stromerzeuger, indem sie von der Konzeption des Gesamtsystems über die gesamte Herstellung, Installation und Inbetriebnahme bis hin zur Unterstützung der Kunden während des operativen Lebenszyklus der Plattform präsent ist.

Das Projekt

Nachdem Principle Power Inc. mehrere Großaufträge erhalten hat, sieht sich das Unternehmen mit einer erheblichen Vervielfachung des Dokumentenflusses konfrontiert.

Die Anzahl der Ergebnisse wird auf mehrere Hunderttausend geschätzt, für die ein bis zwei Dokumentenprüfungen erforderlich sind. Hinzu kommt der damit verbundene Austausch, - d.h. die Verwaltung und Nachverfolgung aller vom Kunden erhaltenen Überwachungen - der Austausch mit den Lieferanten, die mit dem Projekt verbundene Korrespondenz / Post, die Nichtkonformitätskarten, etc.

Die Herausforderung

Der plötzliche Anstieg der Belastung durch Dokumente und Informationsaustausch führt automatisch zu einem erheblichen Anstieg der Verwaltungsaufgaben, um die Menge an Informationen und Dokumenten zu bewältigen, die täglich bearbeitet werden müssen.

Diese Spitzenbelastung kann nicht aufgefangen werden, ohne die Geschäftsprozesse zu aktualisieren, um sie so zu optimieren, dass die Qualität der bereitgestellten Dokumentation aufrechterhalten werden kann, indem die notwendige Zeit für die redaktionelle Überprüfung (Documentation Control) zugewiesen wird.

Die Erstellung zuverlässiger vertraglich vereinbarter monatlicher Fortschrittsberichte in diesem Kontext wird ebenfalls schwierig.

Die sharemundo-Antwort

Angepasste Prozesse einführen

sharemundo unterstützt Principle Power Inc. bei der Harmonisierung, Aktualisierung (oder Neudefinition) und Optimierung ihrer Dokumentenmanagementprozesse unter Wahrung der Kohärenz mit den geltenden internen Qualitätsverfahren und den spezifischen Anforderungen des Kunden.

Aus diesen Dokumentenmanagementprozessen leiten sich die Workflows für die folgenden Aktivitäten ab und werden in Absprache mit den Projektbeteiligten definiert:

  • Empfang und Aufnahme,
  • Überwachung,
  • Ausstrahlung,
  • Archivierung

Die nächsten Schritte beinhalten die Einrichtung dedizierter Listen in SharePoint, um alle notwendigen Metadaten zu verwalten und eine einzige Datenquelle für alle Projektbeteiligten zu haben.

Die Automatisierung etablierter Workflows ermöglicht es, den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben erheblich zu reduzieren, sodass diese Zeit für Document Control-Aufgaben genutzt werden kann, die die Bereitstellung qualitativ hochwertiger und einheitlicher Dokumente sicherstellen.

Die Zentralisierung aller Daten ermöglicht es später, die richtigen Projektindikatoren (KPIs) mit ihnen zu verbinden, um automatisch die Elemente zu generieren, die für die monatlichen Fortschrittsberichte und die Projektsteuerung benötigt werden.

Schlussfolgerung

KLARERE PROZESSE

Indem sie alle Prozesse der Dokumentationsverwaltung aktualisieren und die dazugehörigen Notizen verfassen, sind die einzuhaltenden Schritte klar und alle für das Projekt relevanten Informationen sind schnell und einfach verfügbar. 

Eine erfolgreiche Harmonisierung, die Komfort bei aktuellen Projekten und eine wesentliche Zeitersparnis bei zukünftigen Projekten mit sich bringt! 

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Integration einer Lösung zur Verwaltung der Dokumentation - ENGIE - EQUANS


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Integration einer Lösung zur Verwaltung der Dokumentation

Sharemundo CONSULTING & SOLUTIONS

Um sich auf neue Liefer- und Ingenieurverträge für den Bau von Kernkraftwerken in England vorzubereiten, wurde sharemundo konsultiert, um das Qualitätssystem des Kundenunternehmens speziell im Hinblick auf das Dokumentenmanagement zu prüfen, die notwendigen Verbesserungen vorzuschlagen und umzusetzen und die zugehörige Dokumentation zu aktualisieren. Parallel dazu fungiert sharemundo als Vermittler bei der Integration eines Projekt-Dokumentenmanagement-Tools, in dem die zugehörigen Prozesse digitalisiert werden.



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Die richtigen Werkzeuge für Ihre Industrieprojekte integrieren

sharemundo, Integrator Ihrer Lösungen


Der Klient

Ineo Nucléaire (ENGIE Solutions) vereint Experten der Elektrotechnik, die sich den Märkten der Kernenergie widmen. Ihre Kompetenzen umfassen Studien, Montagen und Tests für die Stromverteilung, die Instrumentierung, den Strahlenschutz, die Automatisierung, die Steuerung, die Überwachung, die Informationssysteme und Netzwerke sowie den Perimeterschutz. 

INEO Nucléaire ist auch an der Wartungstechnik, an multitechnischen Wartungslösungen und an der Aufrechterhaltung des Betriebszustands beteiligt.

Das Projekt

INEO Nucléaire ist als Lieferant für das neue EPR-Kraftwerk Hinckley Point in Großbritannien tätig, um die allgemeinen und detaillierten Ingenieurstudien insbesondere für das Beleuchtungs- und Stromschaltungsnetz des neuen Kraftwerks durchzuführen.

Im Rahmen dieses Projekts muss INEO Nucléaire eine große Anzahl von Eingabedokumenten und mehrere Tausend Lieferscheine verwalten. Letztere werden dem Endkunden über eine Plattform vorgelegt, die die Eingabe von Metadaten für jedes gelieferte Dokument erfordert.

Die Herausforderung

Die vorhandenen Prozesse und Tools sind für die erste Vorstudie des Projekts geeignet, aber nicht für den gesamten Umfang, der einen massiven Austausch von Dokumenten erfordert. Die verwendeten Tools umfassen mehrere unabhängige Excel-Dateien, die von verschiedenen Personen für jeden Teil der Prozesse verwaltet werden.

Die Erstellung und Überwachung von Indikatoren (KPIs), die sich auf die Leistung und den Fortschritt von Konstruktionsstudien beziehen, ist zeitaufwändig und birgt Fehlerrisiken, da diese Tätigkeiten nicht automatisiert sind und die Informationen an verschiedenen Orten oder in verschiedenen, nicht miteinander verbundenen Dateien gespeichert werden.

Die strengen Anforderungen des Endkunden führen zu einem hohen Verwaltungsaufwand für die Verwaltung der Dokumente und der zugehörigen Metadaten. Fehler oder Vertipper im Inhalt der Dokumente/Metadaten führen zu Qualitätsproblemen, die trotz der Einbindung von Ressourcen zu mehrfachen Iterationen oder Überarbeitungen der Dokumente führen.

Die sharemundo-Antwort

Als Integrator handeln

sharemundo erbrachte Beratungsleistungen, um in einem ersten Schritt die bestehenden Prozesse für das Management von Eingangsdaten und Vertragsdokumenten sowie für das Liefermanagement zu definieren oder zu verfeinern. Die Prozesse wurden mit den beteiligten Ressourcen von INEO Nucléaire in von sharemundo geleiteten Workshops diskutiert.

Diese Workshops führten zu dokumentierten Prozessen, in denen die Rollen/Verantwortlichkeiten und die Aufgabenverteilung für jede beteiligte Partei sowie die verwendeten Mittel und die angemessene Abfolge der Aktivitäten geklärt wurden. Diese Prozesse wurden dann in einem dedizierten Dokumentenmanagementplan zusammengefasst, der als Grundlage für die Schulung der am Projekt beteiligten Ressourcen diente.

sharemundo übernahm dann die Einführung einer neuen Dokumentenmanagement-Software, die von INEO Nucléaire für das Projekt ausgewählt wurde. sharemundo fungierte für INEO Nucléaire als Schnittstelle zum Software-Hersteller, um die Anforderungen zu definieren und sicherzustellen, dass die notwendigen und angemessenen Anpassungen berücksichtigt wurden, um den Bedarf bestmöglich zu erfüllen und das neue Tool an die etablierten Prozesse anzupassen.

sharemundo übernahm die Migration aller früheren Daten und Dokumente in die neue Software, parallel zu den laufenden Engineering-Aktivitäten. So konnten sich die Ressourcen von INEO Nucléaire auf ihre Produktionsaufgaben konzentrieren, wodurch negative Auswirkungen auf die Projektdurchführung vermieden wurden.

Schließlich veröffentlichte sharemundo die Schulungsunterlagen und leitete zusammen mit INEO Nucléaire die ersten Schulungssitzungen, damit die neue Software für das Dokumentenmanagement rechtzeitig zum Beginn der Hauptphase des Projekts einsatzbereit war.

Schlussfolgerung

EINE ERFOLGREICHE INTEGRATION

Die bisherige Erfahrung von sharemundo in der Nuklearindustrie ermöglichte es, die Bedürfnisse vonINEO Nucléaire schnell zu verstehen und zu analysieren, um schnell einsatzbereit zu sein und Vorschläge für die Verbesserung der Prozesse zu machen. 

Das technische Wissen über Softwareentwicklung und -konstruktion ermöglichte es sharemundo, die geeignete Schnittstelle zum Softwarehersteller zu sein, um sicherzustellen, dass die gelieferte und abgenommene Endlösung den spezifischen Anforderungen vonINEO Nucléaire entsprach.



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