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La méthode Agile : nouvelles perspectives et implications pour le futur

sharemundo et méthode agile

Imaginez une équipe capable de s’adapter instantanément à des imprévus, d’anticiper les besoins d’un marché en constante évolution, et de livrer des solutions innovantes en un temps record. C’est ce que promet la méthode Agile, une révolution dans la gestion de projet qui redéfinit les règles du jeu. Pour sharemundo , cette méthode mérite que nous nous y attardons afin d’en comprendre les rouages.

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La gestion de projet innovante

Mais d’abord,
qu’est-ce que la méthode Agile ?

La méthode Agile est une approche de gestion de projet qui combine souplesse et performance. Basée sur la communication et l’humain, cette méthodologie permet aux équipes et aux clients de collaborer étroitement à chaque étape du projet. Le client, au cœur du processus, peut ainsi influencer le développement et ajuster les objectifs en fonction des besoins émergents.

C’est le taux élevé d’échecs dans les projets des années 1990 qui a poussé 17 experts en développement logiciel à créer en 2001 le célèbre Manifeste Agile. Ce texte fondateur a jeté les bases des méthodologies agiles, qui reposent sur quatre valeurs fondamentales :

• L’humain et les interactions plutôt que les outils et processus,
• Des solutions opérationnelles plutôt qu’une documentation exhaustive,
• La collaboration avec le client plutôt que de longs contrats,
• L’adaptation au changement plutôt que le suivi rigide d’un plan.

Les caractéristiques de la méthode Agile

La flexibilité est l’un des atouts majeurs de l’Agile.
Cette méthode itérative permet de :

1. Intégrer l’imprévu : innovations, modifications budgétaires, nouvelles demandes,

2. S’adapter rapidement aux évolutions du marché,

3. Favoriser un retour d’information continu pour aligner le projet sur les attentes du client.

En créant un environnement collaboratif, la méthode Agile renforce également la résilience des équipes et améliore leur esprit d’équipe.

Les avantage de la méthode AGILE

Flexibilité accrue : adaptation rapide aux évolutions ou imprévus.

Amélioration de la collaboration : échanges réguliers entre clients et équipes, favorisant une meilleure communication.

Implication des collaborateurs : une gestion de projet agile motive les équipes grâce à des cycles courts et des objectifs clairs.

Focus sur le client : le client joue un rôle actif tout au long du processus, garantissant un produit aligné avec ses attentes.

Les différentes méthodes AGILES

La méthodologie Agile regroupe plusieurs frameworks, chacun adapté à des besoins spécifiques :

1. Scrum : Fondée sur des cycles courts, ou sprints, cette méthode est idéale pour décomposer des projets complexes en tâches réalisables rapidement.

2. Kanban : Parfait pour visualiser les tâches via un tableau divisé en colonnes (“À faire”, “En cours”, “Terminé”), Kanban est apprécié pour sa simplicité et son efficacité.

3. Extreme Programming (XP) : Spécifique au développement logiciel, cette méthode favorise des itérations rapides et la qualité du code grâce à un travail en binôme.
Initialement conçue pour les développeurs, l’Agile s’est étendue à divers domaines. Elle est particulièrement utile pour les chefs de projet, qui peuvent se former au rôle de Scrum Master pour orchestrer efficacement les équipes, les Product Owners, qui gèrent les priorités et s’assurent de la qualité finale du produit.

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Conclusion

Une nouvelle
philosophie de travail

Avec son focus sur l’adaptabilité, la collaboration, et l’amélioration continue, l’Agile est bien plus qu’une méthodologie : c’est une philosophie de travail.
Vous souhaitez optimiser vos projets et renforcer la satisfaction de vos clients ?  Adopter une méthode Agile pourrait être le premier pas vers une transformation durable et performante de votre entreprise.

Pour commencer à utiliser cette méthode, commencez par un projet pilote, formez vos équipes ou choisissez sharemundo afin de vous aider à trouver les meilleures ressources pour votre gestion de projet.

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La gestion documentaire dans un contexte post-fukushima – projet DUS

sharemundo et la structuration documentaire de projets complexes

La gestion efficace et le suivi rigoureux qu’impose la réalisation d’un corpus documentaire conséquent, dans le cadre de projets industriels, revêt une importance cruciale. Cela est d’autant plus vrai dans l’industrie nucléaire.

Un référentiel bien organisé et accessible permet non seulement de garantir la traçabilité et la conformité réglementaire, mais aussi d’optimiser les processus internes et de faciliter la prise de décision.

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La gestion documentaire dans les projets complexes

définition et spécificités

Une documentation bien structurée, exhaustive et disponible contribue à la réduction des risques, à l’amélioration de la qualité des produits et services, ainsi qu’à l’augmentation de la productivité. Elle favorise, en outre, la collaboration entre les différentes parties prenantes et assure un meilleur partage des connaissances au sein de l’organisation. Ainsi, la mise en place des processus et des bons outils de gestion de projet, ici documentaire, sont des enjeux majeurs pour la réussite des projets industriels.

Le client

Westinghouse est un fournisseur clé de technologies et de produits nucléaires s’étant imposé comme référence dans le marché de l’énergie.

Fondée en 1886 aux Etats-Unis, elle bénéficie aujourd’hui d’une renommée internationale telle, que près de 50% des centrales nucléaires mondiales, en service, sont basées sur la technologie Westinghouse.

Bien que l’entreprise soit plus largement connue pour son rôle dans la production de matériel et de services nucléaires à l’international, son activité comprend également la construction de nouvelles centrales (AP1000) et la gestion de projets nucléaires complexes.

Le projet

Suite à l’accident de Fukushima, de nouvelles règles de sécurité ont été imposées aux exploitants, notamment en France où la construction de diesels d’ultime secours a été exigée pour assurer la continuité du fonctionnement des tranches en cas de perte d’alimentation électrique.

Westinghouse s’est vu confier une partie du périmètre de construction de ces groupes pour les tranches 1300MWe. Ce projet, qui constitue une première pour Westinghouse en France, s’est bien entendu accompagnée d’une augmentation importante de la production documentaire : environ 5 000 documents techniques, une quinzaine de fournisseurs et un suivi de la documentation exécuté par sharemundo.

Le challenge

Westinghouse a dû rapidement faire face à une augmentation de la production documentaire en interne ainsi que celle des différents acteurs externes du projet (fournisseurs et sous-traitants) pour laquelle il a fallu assurer toute la surveillance technique.

Le nombre conséquent de documents à fournir, la multiplication des sources de production documentaire, le manque d’uniformisation des processus entre différents acteurs des projets et un planning très serré, sont autant de facteurs de risques qu’il était essentiel de considérer pour mener le projet à bien et réussir !

la réponse sharemundo​

Une solution complète de
gestion de documents multi-sources

Dès le démarrage du projet, il a été essentiel pour sharemundo de commencer son analyse par la compréhension de l’existant afin de pouvoir mettre en place les améliorations suivantes :

• Mise à jour du processus de gestion documentaire global,
• Normalisation dudit processus à l’échelle du programme (internes / fournisseurs / sous-traitants),
• Implémentation d’indicateurs de performance,
• Rédaction du “Documentation Management Plan”,
• Formation des équipes internes mais également des fournisseurs et sous-traitants,
• Mettre en place l’ensemble des indicateurs nécessaires au suivi du projet,
• Accompagner les équipes et les rendre autonomes par la mise en place de supports de formation / documents,
• L’assistance technique relative à la gestion documentaire, tout au long du projet.

La mise en place des processus et des outils adaptés a été essentielle au bon déroulement des échanges documentaires entre les différentes parties prenantes. L’enjeu majeur d’un projet de cette envergure a été d’établir un plan de communication claire et efficace pour des échanges de données fluides. La mise en place et le paramétrage du site SharePoint dédié au projet a permis de simplifier le travail collaboratif, faciliter l’échange des documents et centraliser l’information.

L’uniformisation des processus et la mise en place d’indicateurs et de reporting réguliers à destination du client ou des autres acteurs du projet ont permis d’aligner le niveau d’information et assurer la transparence.

Conclusion

En route vers le succès

sharemundo a structuré la gestion documentaire et mis en place l’ensemble des indicateurs permettant de suivre le projet, valider les jalons et déclencher les facturations. 

La diffusion et la réception des documents, la mise à jour des outils de suivi et le suivi quotidien ont permis d’éviter certaines dérives et surtout, d’assurer la transparence tout au long du projet.

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L’impact de la gestion de projet dans la performance globale d’une entreprise

sharemundo et performance en entreprise

Dans les domaines industriels complexes comme l’énergie, l’aéronautique, la construction ou l’automobile, la gestion de projet présente des spécificités qui la rendent unique et plus complexe que la gestion de projet traditionnelle. Méthodologie, processus, interfaces, ressources….font partie des paramètres à prendre en considération pour réussir son projet et gérer les activités associées !

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Gestion de projet et performance

Pourquoi la gestion de projet est-elle essentielle en entreprise ?​

Nous évoluons dans un environnement de plus en plus complexe. De ce fait, chaque entreprise doit faire face à des défis d’ordre interne pour assurer une productivité efficace. C’est à ce moment-là que la gestion de projet rentre en jeu et représente un gage de réussite et de compétitivité pour les entreprises.

Dans cet article, nous détaillerons 5 raisons pour lesquelles la gestion de projet doit être une notion indispensable pour chaque entreprise.

Respecter les délais et le budget

Si nous commençons par des statistiques : 11,4% des entreprises perdent leur budget à cause d’une mauvaise gestion de projet
(source : Etude du Project Management Institute (PMI))
La gestion de projet permet de fixer des échéanciers précis et de suivre les dépenses de près. C’est un élément à ne pas négliger quand on veut suivre ses dépenses en interne.

Cela réduit non seulement les risques de dépassements, mais garantit aussi que les ressources sont utilisées de façon optimale. D’après une enquête de KPMG, les projets bien gérés ont 90% plus de chances d’être achevés dans les délais et sans dépassement de budget.

Exemple concret : Imaginons une entreprise qui souhaite lancer un nouveau produit en six mois. Sans un plan structuré, le projet pourrait facilement prendre du retard en raison d’un manque de visibilité sur les étapes critiques, ou de dépenses imprévues en marketing et production. Grâce à la gestion de projet, cette entreprise pourrait suivre l’avancement de chaque étape et gérer efficacement les ressources. En cas de besoin, elle pourrait allouer plus de budget au marketing si la production est achevée en avance, assurant un meilleur retour sur investissement.

Avec sharemundo, nous avons les solutions pour accompagner nos clients dans leur performance projet !

Améliorer la productivité des équipes

La gestion de projet améliore l’efficacité des équipes.
Une étude menée par Wrike montre que les entreprises avec une structure de gestion de projet claire améliorent leur efficacité jusqu’à 20 %.
Avec des objectifs précis et des responsabilités bien définies, les équipes travaillent de manière coordonnée, ce qui réduit les erreurs et optimise la productivité.
En effet, en clarifiant les priorités et en attribuant les tâches avec précision, les collaborateurs savent exactement ce que l’on attend d’eux, évitant ainsi la confusion et la redondance.

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Réduire les risques et anticiper les imprévus

Chaque projet comporte des risques, qu’il s’agisse de retards, de dépassements de budget ou de problèmes techniques.

Une bonne gestion de projet inclut une analyse rigoureuse des risques, permettant aux équipes de les anticiper et de mettre en place des solutions préventives.
Selon une étude du Standish Group, les projets bien gérés sont 2,5 fois plus susceptibles de réussir en raison de cette capacité à identifier et gérer les risques en amont. La planification des risques améliore la résilience des projets face aux imprévus, et limite les perturbations dans l’exécution.

Assurer la satisfaction des clients et des parties prenantes

En intégrant les besoins des parties prenantes dès le début du projet, la gestion de projet contribue à augmenter la satisfaction et la fidélisation des clients.
Le PMI montre que 75 % des entreprises ayant des pratiques de gestion de projet efficaces parviennent mieux à satisfaire les attentes des parties prenantes.

En fixant des objectifs réalistes, en tenant régulièrement les parties prenantes informées de l’avancement et en obtenant leurs retours, la gestion de projet permet de maintenir l’alignement avec leurs attentes tout au long du processus.

Augmenter la flexibilité et l’adaptabilité

Les environnements de travail évoluent rapidement. La gestion de projet offre des structures flexibles, comme les méthodes agiles, pour permettre aux entreprises d’ajuster leurs projets au fur et à mesure. Selon le PMI, 71 % des entreprises utilisant des méthodes agiles sont plus à même de répondre rapidement aux besoins changeants du marché. Cette capacité d’adaptation est un atout majeur dans un contexte où les innovations technologiques et les demandes des consommateurs évoluent constamment.
Pour conclure, la gestion de projet n’est pas seulement un atout, mais un impératif pour les entreprises modernes.
Avec la montée de l’intelligence artificielle et des technologies d’automatisation, elle devient un moteur de productivité et d’innovation.
Le plus important reste les moyens mis en place pour trouver les bonnes recrues afin de mener à bien votre projet.
Les entreprises qui investissent dans cette pratique peuvent espérer non seulement des gains immédiats, mais également une position renforcée à long terme dans un marché en perpétuelle évolution.

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Conclusion

Un défi unique !

L’importance de la gestion de projet en entreprise réside dans sa capacité à organiser des activités pour atteindre ses objectifs techniques et la satisfaction client en optimisant les ressources et en respectant le planning et les budgets.

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Les spécificités de la gestion de projet dans L’INDUSTRIE : Exemples clés

sharemundo dans l’industrie

Dans les domaines industriels complexes comme l’énergie, l’aéronautique, la construction ou l’automobile, la gestion de projet présente des spécificités qui la rendent unique et plus complexe que la gestion de projet traditionnelle. Méthodologie, processus, interfaces, ressources….font partie des paramètres à prendre en considération pour réussir son projet et gérer les activités associées !

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La gestion de projet spécifique

les spécificités
de la gestion de projet industriel

Les projets dans l’industrie sont généralement de grande ampleur de par les défis techniques et logistiques à relever, les enjeux financiers à risque et les contraintes de temps.

Une complexité technique et des exigences spécifiques

Les projets industriels se distinguent par leur complexité, l’utilisation de technologies avancées et des exigences strictes. Des compétences en ingénierie, avoir une expertise de pointe et une compréhension globale des sujets techniques sont exigés pour gérer un projet de manière efficace et assurer le bon déroulement du projet.

Délais et jalons

Les projets industriels se déroulent souvent sur plusieurs mois, voire plusieurs années. Ils sont généralement divisés en plusieurs phases (planification, conception, construction, test, et mise en service), chacune d’elles nécessitant des ressources et une attention spécifiques.

Budgets et gestion des coûts

Gérer son budget est une des clés de la réussite d’un projet…identifier les dérives en suivant sa trésorerie, réaliser un suivi précis de la facturation et des relances, payer ses fournisseurs / sous-traitants dans les temps…Les montants des projets industriels peuvent atteindre des centaines de millions, voire des milliards d’euros…gérer ses coûts est essentiel pour éviter de mettre en péril son projet.

Normes et règlementation

Maitriser les normes et les règlementations relatives à son secteur d’activité est indispensable pour limiter les écarts et non-conformités et éviter des sanctions importantes : sanctions financières, rupture de contrat, sanctions légales…Les impacts sur le projet sont multiples : retard d’une activité / jalon, surcoûts, manque de ressources, hausse de l’activité…

Gestion des parties prenantes

Le bon déroulement d’un projet passe par une bonne collaboration et une communication transparente entre les différentes parties prenantes : équipe projet interne, fournisseurs, sous-traitants, autorités de sûreté, organismes notifiés…

Gestion des risques

Qu’ils soient techniques, légaux, normatifs, environnementaux, financiers ou autres, les projets industriels sont exposés à de nombreux risques et ce, tout au long du projet. La capacité à gérer les imprévus et s’adapter rapidement sont des compétences clés en gestion de projet. La modification d’un texte de loi, d’une norme peux avoir des conséquences non négligeables sur le bon déroulement d’un projet….il revient au chef de projet de trouver les meilleures solutions pour limiter les dérives et proposer les solutions les plus adaptées.

S’adapter en permanence

Des défis spécifiques aux industries

Chaque secteur industriel présente ses propres défis et particularités en termes de gestion de projet. Voyons quelles spécificités existent dans la gestion de projet industriel et que l’on retrouve moins ou pas dans la gestion de projet classique.

Energie et renouvelables

Dans les secteurs de l’énergie, nucléaire et renouvelables confondus, la gestion de projet doit s’adapter à des délais longs, des enveloppes budgétaires parfois restreintes et des contraintes administratives, légales et environnementales.

De la sélection du site de construction à la coordination des fournisseurs / sous-traitants tout au long du projet, chaque phase doit être planifiée et la communication et la transparence assurée à tous les niveaux de management.

Aéronautique et spatial

Dans ces secteurs, précisions et conformité stricte sont indispensables.

Chaque composant / processus doit être conforme à la règlementation afin de garantir un niveau de sécurité optimal.

Développer un nouveau type d’avion nécessite une phase de recherche et développement et des séries de tests rigoureux avant d’être mis sur le marché : essais en vol, certifications de sécurité, autorisations…

Construction et infrastructures

La construction est un secteur d’activité qui nécessite des infrastructures lourdes et une logistique bien huilée.

Coordonner les différents corps de métier, gérer les contraintes sur site, les aspects administratifs (obtention des permis notamment) et assurer la sécurité font partie de l’ensemble des préoccupations que doit avoir le chef de projet tout au long de son déroulement.

Automobile

La mise sur le marché de nouveaux modèles, un peu comme dans le cas de l’aéronautique, nécessite une gestion de projet minutieuse pour répondre aux besoins et exigences en termes de qualité, sécurité et rentabilité.

Avec l’avènement des véhicules électriques, et peut-être un jour le développement de nouvelles technologie comme l’hydrogène par exemple, la création de nouveaux designs, la réalisation de l’ingénierie associée, les cycles de productions, les contraintes liées aux matières premières….font que le chef de projet se retrouve en première ligne pour apporter les bonnes réponses à ces problématiques et respecter planning, budget et qualité.

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Conclusion

Un défi unique !

La gestion de projet dans les secteurs industriels complexes évoqués nécessitent des compétences spécifiques et une rigueur absolue. Les chefs de projets qui interviennent dans l’industrie doivent tenir compte des exigences techniques du client, de la règlementation et des normes en s’appuyant sur des équipes projet souvent limitées et un planning serré.

La capacité à gérer des projets complexes sous forte contrainte et dans un environnement en constante évolution est un atout majeur pour réussir ses projets avec succès !

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Automatiser le processus de gestion des non-conformités

sharemundo et la gestion des non-conformités

Gérer efficacement la documentation dans les projets industriels complexes et à forte visibilité permet d’assurer la cohérence, la traçabilité et de garantir un accès rapide à l’information. Pour assurer une meilleure communication entre les équipes, limiter les erreurs et prendre les bonnes décisions, disposer des processus et des outils adaptés est essentiel, surtout lorsque les documents en question sont des non-conformités.

Découvrez comment sharemundo a réussi à proposer et mettre en place une solution durable de gestion des non-conformités qui répondent aux besoins et exigences de son client !

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La gestion des non-conformités dans les projets complexes

définition et spécificités

Le client

Westinghouse est un fournisseur clé de technologies et de produits nucléaires s’étant imposé comme référence dans le marché de l’énergie.

Fondée en 1886 aux Etats-Unis, elle bénéficie aujourd’hui d’une renommée internationale telle, que près de 50% des centrales nucléaires mondiales, en service, sont basées sur la technologie Westinghouse.

Bien que l’entreprise soit plus largement connue pour son rôle dans la production de matériel et de services nucléaires à l’international, son activité comprend également la construction de nouvelles centrales (AP1000) et la gestion de projets nucléaires complexes.

Le projet

Dans le cadre de projets de construction et de fabrication, une grande quantité de rapports de non-conformité doivent être traités.
Sans la présence d’un processus de gestion efficace et d’outils adéquats, leur gestion peut rapidement devenir une activité fastidieuse et chronophage.
En outre, des rapports d’avancement réguliers sont nécessaires, au bon fonctionnement et à la communication entre acteurs des projets. Tout cela peut contribuer à peser lourd dans la balance des tâches inhérentes au chef de projet et à son équipe.

Le challenge

Une précision et une rigueur sans failles sont nécessaires au bon déroulement de projets d’envergures, et plus particulièrement dans le domaine nucléaire. 
Toute tâche, fusse-t-elle considérée à moindre valeur ajoutée dans d’autres types de projets, doit ici être codifiée et rigoureusement répertoriée. Si les processus et les outils en place ne sont pas adaptés, la confusion la plus totale peut facilement s’installer et pénaliser l’avancée du projet.

la réponse sharemundo​

Une solution complète de
gestion des non-conformités projet

sharemundo a effectué un travail de fond en collaboration avec Westinghouse afin de pouvoir cibler les besoins précis du client et de faire un audit de l’existant :

• Outils
• Méthodes
• Processus en place
• Applicabilité dans le cadre du projet en cours
• Adoption des bonnes pratiques par les équipes concernées
• Possibilité d’optimiser et centraliser les actions

La mise à jour des processus visant à gérer les non-conformité à été nécessaire, afin d’en optimiser et faciliter la gestion. La création de documentation associée ainsi que leur partage avec les équipes ont aussi fait partie des rôles de formation et d’accompagnement de sharemundo. Les solutions concrètes apportées comprenaient :

• Le développement d’un module de gestion des non-conformités dans M365
• La création d’une bibliothèque dédiée partagée avec les parties prenantes
• La traduction des processus en Power Automate workflows
• La structuration et gestion la des métadonnées associées.

Conclusion

La qualité d’abord !

La gestion des non-conformités est essentielle au sein du projet pour atteindre le niveau de qualité exigé, assurer la sécurité et la conformité des produits et services fournis. En identifiant les écarts et en apportant des solutions sur le long terme, les impacts sur les délais et les coûts sont limités.

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Que signifie “gestion de projet industriel” et en quoi est-elle essentielle ?

sharemundo et la gestion de projet

Le succès des entreprises intervenant dans des secteurs industriels complexes, tels que l’énergie, la construction, l’industrie ou encore les transports, repose sur des principes de gestion de projet industriel complexes et stratégiques.

Planifier ses tâches et coordonner les équipes, contrôler son planning et son budget tout en répondant aux exigences légales, contractuelles et techniques font partie intégrante de la gestion de projet et revêt, dans le contexte actuel, une importance capitale !

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La gestion de projet industriel

définition et spécificités

La gestion de projet industriel se démarque des autres types de gestion de projet par son ampleur et sa complexité. En effet, elle s’applique à des projets d’envergure impliquant de nombreuses parties prenantes (client, fournisseurs, sous-traitants, experts, bureaux de contrôle…), des échéances à long terme et des investissements financiers importants. Il peux s’agir de la construction d’une usine ou d’un bâtiment industriel, de la mise en place d’une ligne de production, d’un projet d’ingénierie ou de recherche, de la fabrication de composants à destination de l’industrie ou encore de la mise en place de nouveaux processus industriels.

La gestion de projets industriels présente plusieurs caractéristiques :

• La complexité technique : les projets industriels nécessitent des technologies avancées et des processus complexes qui demandent une expertise profonde pour être gérés efficacement.
• L’importance des ressources : que ce soit les collaborateurs, le matériel ou les budgets, les projets industriels nécessitent des ressources importantes sur de longues périodes.
• Les réglementations et normes : qualité, hygiène, sécurité et environnement, des normes et règlementations auxquelles il convient de se conformer.
• Les délais et budgets conséquents : les projets industriels ont généralement une durée de plusieurs mois, voire plusieurs années et nécessitent un suivi attentif des coûts et des délais. L’objectif : éviter les dérives !

Des enjeux financiers, techniques et organisationnels​

L’importance de la gestion
de projet industriel

1. Maîtriser les risques

Les projets industriels sont confrontés à des défis récurrents relatifs à la sécurité, la technologie utilisée ainsi que la coordination des différentes ressources. Un manque de coordination, la complexité technique ou des retards dans les approvisionnements peuvent être à l’origine de ces défis. Pour y faire face et relever le challenge avec succès, il est important de mettre en place une planification minutieuse et mettre en œuvre des systèmes de suivi rigoureux pour anticiper ces risques du mieux possible.

2. Optimiser l’utilisation des ressources

De par sa nature, un projet industriel nécessite une grande diversité de ressources : humaines, outils, budget…Il est donc essentiel de gérer ces ressources efficacement pour éviter toute dérive et assurer un bon déroulement du projet. La gestion de projet permet justement de s’assurer, tout au long du projet, que les équipes disposent des ressources dont elles ont besoin et au bon moment.

3. Garantir la qualité tout au long du projet

Dans l’industrie, on ne négocie pas avec les exigences qualité et le respect des normes et règlementations. Il est nécessaire d’identifier correctement toutes les “contraintes” dès la phase d’offre pour assurer une gestion de projet efficace en limitant les mauvaises surprises et les potentielles sanctions associées.

4. Réduire les délais et les coûts

Les entreprises réalisant des projets industriels sont régulièrement
confrontées à des exigences de délais et de budget rigoureuses. Une gestion de
projet dégradée a un impact sur toute l’organisation et l’ensemble de la chaine
de valeur conduisant à des retards et dépassements budgétaires couteux. Suivre
ses échéances, identifier les potentiels points bloquants et trouver les
solutions adaptées rapidement font partie des clés de la réussite d’un projet.

5. Gérer les parties prenantes

Un projet industriel implique différents acteurs, des équipes internes jusqu’au client final en passant par les fournisseurs, sous-traitants, organismes notifiés, experts…Une bonne collaboration tout au long du projet est primordiale pour travailler en toute transparence, éviter les malentendus et partager l’information en temps réel avec les interlocuteurs concernés. Une gestion de projet efficace intègre un plan de communication clair et partagé au sein du projet et avec les différentes parties prenantes.

6. Encourager l’innovation

Dans un secteur en évolution permanente, savoir mener à bien des projets industriels complexes constitue un avantage concurrentiel important. Innover, intégrer des technologies disruptives, assurer une veille technique et se former en conséquence permet de conserver une longueur d’avance sur ses concurrents et se démarquer auprès de ses clients.

Une équipe projet et des leaders compétents

Des compétences clés pour réussir

Un chef de projet doit aujourd’hui disposer de plusieurs compétences clés en plus de ses compétences techniques afin de réussir dans cet environnement exigeant :

• Expertise technique : comprendre les processus industriels et les technologies utilisées au sein du projet.

• Gestion des ressources : avoir la capacité à gérer ses ressources humaines, matérielles et financières afin de piloter ses projets avec efficacité.

• Gestion des risques : prévoir et réduire les risques liées aux activités du projet, au bureau comme sur site.

• Communication et leadership : coordonner des équipes aux profils variés, garder les équipes motivées et communiquer de façon transparente.

Conclusion

En route vers le succès

La gestion de projet industriel est essentielle pour garantir le succès des projets complexes caractéristiques de l’industrie : rigueur, méthode et anticipation sont de mise.

En maîtrisant les risques, en optimisant les processus et en assurant une qualité permanente, les entreprises peuvent réaliser des projets ambitieux tout en restant compétitives dans un environnement en perpétuelle mutation.

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Mise en place des processus de gestion documentaires sur un projet de parc éolien offshore

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La gestion d’un projet de construction nécessite la création et l’échange de nombreuses informations documentées (plans, procédures, notes de calculs…) tout au long du projet et surtout, avec les différentes parties prenantes du projet.

Mettre en place les processus qualité adéquats ne constitue pas une option mais une véritable nécessité pour atteindre les objectifs du projet : livrer le requis dans les temps et en respectant le budget !

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Des processus adaptés à la gestion de projet

pour faire face à l’augmentation
des volumes documentaires

Le client

Principle Power Inc. (PPI) est un fournisseur de technologies et de services innovants pour le marché de l’énergie éolienne offshore en eaux profondes.

La technologie éprouvée de PPI, le WindFloat – une fondation flottante pour éoliennes – permet un changement de paradigme pour l’industrie en termes de réduction des coûts et des risques pour l’installation et l’exploitation des éoliennes offshore.

Principle Power vend le WindFloat en tant que solution technologique et agit en tant que prestataire de services pour les développeurs, les services publics et les producteurs d’électricité indépendants, en étant présent dès la conception du système global, tout au long de la fabrication, de l’installation et de la mise en service, et en fournissant un soutien aux clients pendant le cycle de vie opérationnel de la plate-forme.

Le projet

Suite à l’obtention de plusieurs contrats d’envergure, Principle Power Inc. est confronté à une multiplication importante des flux documentaires.

Le nombre de livrables est estimé à plusieurs centaines de milliers pour lesquels une à deux révisions documentaires sont nécessaires. A ceci s’ajoute les échanges connexes, – i.e. la gestion et le suivi de l’ensemble des surveillances reçues de la part du client – des échanges avec les fournisseurs, les correspondances / courriers associées au projet, les fiches de non-conformités, etc…

Le challenge

L’accroissement soudain de la charge documentaire et d’échange d’informations amène automatiquement une augmentation substantielle des tâches administratives pour faire face au volume d’informations et de documents à traiter quotidiennement.

Ce pic de charge ne peut être absorbé sans une mise à niveau des processus de gestion afin de les optimiser pour permettre de maintenir la qualité de la documentation fournie en allouant le temps nécessaire à la vérification éditoriale (Documentation Control).

L’édition de rapports d’avancement mensuels contractuels fiables dans ce contexte devient également difficile.

La réponse sharemundo

Mettre en place les processus adaptés

sharemundo accompagne Principle Power Inc. dans l’harmonisation, la mise à jour (ou redéfinition) et optimisation de ses processus de gestion documentaire tout en gardant la cohérence avec les procédures qualité internes applicables et aux exigences particulières du client.

De ces processus de gestion documentaire découlent les workflows pour les activités suivantes et définies en concertation avec les parties prenantes du projet :

• Réception et Enregistrement,
• Surveillance,
• Diffusion,
• Archivage

Les étapes suivantes incluent la mise en place de liste dédiées sous SharePoint afin de gérer l’ensemble des métadonnées nécessaires et avoir une source de données unique pour l’ensemble des acteurs du projet.

L’automatisation des workflows établis permet la réduction substantielle du temps passé sur des tâches administratives, ce temps pouvant être valorisé sur des tâches de Document Control assurant la fourniture d’une documentation de qualité et uniformisée.

La centralisation de l’ensemble des données permet par la suite d’y connecter les indicateurs projet (KPI) adéquats pour générer automatiquement les éléments nécessaires aux rapports d’avancement mensuel et de pilotage du projet.

Conclusion

DES PROCESSUS PLUS CLAIRS

En mettant à jour l’ensemble des processus de gestion de la documentation et en rédigent les notes associées,  les étapes à respecter sont claires et toutes les informations utiles au projet sont disponibles rapidement et simplement. 

Une harmonisation réussie qui apporte un confort dans les projets actuels et un gain de temps substantiel pour les projets à venir ! 

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Intégration d’une solution de gestion de la documentation

Sharemundo CONSULTING & SOLUTIONS

Afin de se préparer à de nouveaux contrats de fourniture et d’ingénierie dans le cadre de construction de centrales nucléaires en Angleterre, sharemundo a été consulté afin d’auditer le système qualité de l’entreprise cliente, spécifiquement sur la gestion documentaire, proposer et mettre en place les améliorations nécessaires et mettre à jour la documentation associée. En parallèle, sharemundo agit en tant que facilitateur dans l’intégration d’un outil de gestion documentaire projet dans lequel les processus associés sont digitalisés.

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Intégrer les bon outils pour vos projets industriels

sharemundo, intégrateur de vos solutions

Le client

Ineo Nucléaire (ENGIE Solutions) rassemble des experts en génie électrique dédiés aux marchés du nucléaire. Ses compétences comprennent les études, les montages et les essais pour la distribution électrique, l’instrumentation, la radioprotection, les automatismes, le contrôle-commande, la supervision, les systèmes d’information et réseaux et la protection périmétrique. 

INEO Nucléaire est également impliqué dans l’ingénierie de maintenance, des solutions de maintenance multi techniques et en maintien en conditions opérationnelles.

Le projet

INEO Nucléaire intervient en tant que fournisseur sur la nouvelle centrale EPR de Hinckley Point au Royaume-Uni pour réaliser les études d’ingénierie générale et détaillée notamment pour le réseau d’éclairage et de commutation électrique de la nouvelle centrale.

Dans le cadre de ce projet, INEO Nucléaire doit gérer un grand nombre de documents d’entrée et plusieurs milliers de livrables. Ces derniers seront soumis au client final par le biais d’une plateforme nécessitant la saisie de métadonnées pour chaque document livré.

Le challenge

Les processus et les outils en place sont adaptés pour la première d’étude préalable du projet mais pas dimensionnés pour le périmètre complet nécessitant des échanges massifs de documents. Les outils utilisés comprennent plusieurs fichiers Excel indépendants gérés par différentes personnes pour chaque partie des processus.

La production et le suivi des indicateurs (KPI) liés aux performances et à l’état d’avancement des études d’ingénierie sont longs à produire, avec des risques d’erreurs dus à la non-automatisation de ces activités et au stockage des informations à différents endroits ou dans différents fichiers non connectés.

Les exigences strictes du client final entraînent une charge administrative importante pour la gestion des documents et des métadonnées associées. Les erreurs ou les coquilles dans le contenu des documents/métadonnées entraînent des problèmes de qualité amenant des itérations ou des révisions documentaires multiples malgré l’implication des ressources.

La réponse sharemundo

Agir comme intégrateur

sharemundo a fourni des services de conseil afin de définir ou d’affiner dans un premier temps les processus en place pour la gestion des données d’entrée et des documents contractuels et pour la gestion des livrables. Les processus ont été discutés avec les ressources d’INEO Nucléaire impliquées dans le cadre de workshops menés par sharemundo.

Ces workshops ont débouché sur des processus documentés clarifiant les rôles / responsabilités et la répartition des tâches pour chaque partie impliquée, ainsi que les moyens utilisés et le séquencement approprié des activités. Ces processus ont ensuite été rassemblés dans un plan de gestion des documents dédié, utilisé comme base pour la formation des ressources participant au projet.

sharemundo a ensuite pris en charge le déploiement d’un nouveau logiciel de gestion documentaire sélectionné par INEO Nucléaire pour le projet. sharemundo a joué la rôle d’interface pour INEO Nucléaire avec l’éditeur du logiciel afin de définir les exigences et s’assurer de la bonne prise en compte des adaptations nécessaires et adéquates pour répondre au mieux au besoin et faire correspondre le nouvel outil aux processus établis.

sharemundo s’est chargé de la migration de toutes les données et documents antérieurs dans le nouveau logiciel, parallèlement aux activités d’ingénierie en cours. Les ressources d’INEO Nucléaire ont ainsi pu se concentrer sur leurs tâches de production, ce qui a permis d’éviter tout impact négatif sur l’exécution du projet.

Enfin, sharemundo a édité les supports de formation et a animé les premières sessions de formation avec INEO Nucléaire pour que le nouveau logiciel de gestion documentaire soit opérationnel à temps pour le début de la phase principale du projet.

Conclusion

UNE INTEGRATION REUSSIE​

L’expérience passée de sharemundo dans l’industrie nucléaire a permis de comprendre et d’analyser rapidement les besoins d’INEO Nucléaire pour être rapidement opérationnel et force de proposition pour l’amélioration des processus. 

Les connaissances techniques en matière de développement et de construction de logiciels ont permis à sharemundo d’être l’interface adéquate avec l’éditeur de logiciels pour s’assurer que la solution finale livrée et recettée était conforme aux besoins spécifiques d’INEO Nucléaire.

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